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Online Sekretariat – was macht es?

Die Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter und die Zufriedenheit Ihrer Kunden gehen Hand in Hand. Nicht immer ist es jedoch einfach, wirklich alle Anrufe zu beantworten. Eine Sekretärin eigens dafür zu beschäftigen ist nicht jedem möglich. Mit unserem Online Sekretariat umgehen Sie dieses Problem: Wir sind für Ihre Partner erreichbar, wenn Sie es nicht sind. Das verbessert die Qualität Ihres Service und stellt Ihre Kundschaft zufrieden – und zwar langfristig.

Wie funktioniert ein Online Sekretariat?

Service ist die Währung, mit der man Kundenbeziehungen pflegen kann. Diese Leistung beginnt bei der persönlichen Kommunikation – und genau die ist nicht immer möglich. Sind Sie aus nachvollziehbaren Gründen telefonisch nicht erreichbar, ruft eine Person mit einem bestimmten Problem dennoch bei Ihnen an und erwartet auch eine Antwort auf ihre Frage. Können Sie das Telefon derzeit nicht besetzen, geht die Anfrage ins Leere – und der Anrufer (und seine Beziehung zu Ihnen) leidet.

Dieses Problem werden Sie durch ein Online Sekretariat lösen: Wir sind Ihr Partner, der dafür verantwortlich ist, Kundenanrufe anzunehmen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie und Ihr Team erreichbar sind oder nicht – denn wir sind es in 95 % der Fälle garantiert. Damit dies den gewünschten Erfolg bringt, beschäftigen wir uns im Voraus intensiv mit den wichtigsten Informationen zu Ihrem Unternehmen. In unserem Sekretariat sind wir anschließend dazu in der Lage, die allermeisten Anfragen direkt zu lösen – und so funktioniert’s:

  1. Ein Interessent hat eine Frage und ruft bei Ihnen im Büro an. Sie sind jedoch im Termin – also wird er zu unserem Online Sekretariat durchgestellt, das zu Ihren gewöhnlichen Öffnungszeiten ebenfalls besetzt ist.
  2. Dort warten unsere qualifizierten Mitarbeiter. Für den Klienten ist der Unterschied zwischen Ihren tatsächlichen Mitarbeitern und Ihnen nicht erkennbar. Die Person wird denken, direkt mit Ihnen verbunden zu sein.
  3. Wir werden die bestehenden Fragen anschließend in den meisten Fällen direkt schon telefonisch klären. Einfache Formulare,  Dokumente oder Prospekte können wir bei uns speichern und bei Anfrage direkt weiterleiten.
  4. Falls es um sehr spezifische Informationen oder detailliertes Fachwissen geht, vereinbaren wir mit dem Gesprächspartner einen Termin für einen Rückruf. Sie erhalten dann online von uns ein Formular bzw. Dokument mit dessen Kontakdaten.

Ob wir direkt am Telefon helfen können oder ob wir Ihren Geschäftspartner um Rückruf bitten müssen, ist anschließend nicht mehr von Belang: Der Anrufer hat in jedem Fall eine hochwertige Service-Dienstleistung bekommen, die der Person weitergeholfen hat. Die nächsten Schritte sind ab diesem Zeitpunkt in jedem Fall geklärt – und so haben Sie einen zufriedenen Geschäftspartner gehalten oder einen kompletten Neukunden durch unsere Akquise gewonnen. Service dieser Art bieten wir für eine Vielzahl der unterschiedlichsten Branchen an – einfach nachfragen!

Erreichbarkeit erhöhen

Verpassen Sie nie wieder einen Anruf

Kundenzufriedenheit erhöhen

Ihre Kunden werden es Ihnen Danken

zeit sparen

Sie und Ihre Mitarbeiter werden nicht mehr gestört

Vorteile für Kunden und Unternehmen

Für beide Parteien stellt die Verfügbarkeit eines Sekretariats einen großen Vorteil dar. Ein Unternehmen, das sich auf unseren Service verlässt, profitiert unter anderem durch die folgenden Eigenschaften:

  • Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter: In unserem Online Sekretariat sind wir dafür zuständig, dass Anrufe an Sie beantwortet werden. So können wichtige Wissensträger ihre Zeit denjenigen Aufgaben widmen, die wirklich von essenzieller Wichtigkeit sind – und für die sie am Ende schließlich bezahlt werden.
  • Eine eigene Sekretärin für diese Aufgabe einzustellen ist zwar auch eine Möglichkeit, aber nicht immer effizient. Auch sie ist gelegentlich im Urlaub oder krank und darunter leidet wieder die Erreichbarkeit
  • Arbeiten Sie in einer Branche, die zu bestimmten Jahreszeiten oder zu Weihnachten und ähnlichen Events besondere Lastspitzen erleben, werden Sie Ihre Angestellten noch dringender brauchen. Indem unser Service Sie entlastet, erledigen Sie alle Kundenanfragen, ohne in Rückstand zu geraten.
  • Personalkosten steigen, wenn Sie die eigenen Leute entweder länger und mehr arbeiten lassen oder indem Sie einfach neue Kollegen einstellen. Um diese Kosten nicht explodieren zu lassen, bietet sich unser Telefonservice an: So erledigen Sie die Anrufe Ihrer Kunden, ohne das Budget zu sprengen.

Als Unternehmen profitieren Sie praktisch permanent durch ein Sekretariat, dessen Arbeit Sie an uns auslagern – auch Ihre Partner gewinnen. Es ist, als hätten Sie eine eigene Sekretärin, die sogar außerhalb Ihrer Öffnungszeiten erreichbar ist, wenn sie das wünschen.

Warum Kunden den Service schätzen

Nichts ist für Anrufer unangenehmer als lange Warteschlangen oder Telefone, die einfach gar nicht besetzt sind und somit auch keine Beschwerden oder Fragen entgegennehmen können. Es entsteht Frust und das Gefühl, dass Sie der Person nicht kompetent helfen können oder nicht daran interessiert sind. Zudem ist es wenig professionell, Geschäftspartner nicht sofort zufriedenstellen zu können. Mit unserem Sekretariat überwinden Sie auch diese Schwierigkeiten:

  • Kunden freuen sich durch unseren Telefonservice über eine Erreichbarkeit von ungefähr 95%. 19 von 20 Anrufen, die Sie nicht beantworten konnten, werden also durch uns aufgefangen. Dies steigert die Kundenzufriedenheit langfristig drastisch und ist der Schlüssel zu guten Beziehungen zu Neu- und Bestandskunden.
  • Wir achten sehr darauf, ein professionelles und seriöses Image auszustrahlen. Das heißt: Anrufe werden in einer Atmosphäre entgegengenommen, die einem modernen Büro ähnelt. Bei uns gibt es kein „Call-Center-Flair“ mit lauten Gesprächen und Geräuschen im Hintergrund. Stattdessen setzen wir auf kompetente Hilfe in vorbildlicher Umgebung.
  • Durch unser Online Sekretariat werden die allermeisten Probleme schnell aus der Welt geschafft. Unsere online Sekretärinnen und Sekretäre befassen sich intensiv mit Ihrem Business und sind in Beschwerdemanagement geschult. Daraus resultiert eine hohe Quote für die Fehlerbehebung – ausgelöst durch unseren Telefonservice.

Das Online Sekretariat dient sowohl der höheren Zufriedenheit Ihrer Geschäftspartner als auch der besseren Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens und der flexibleren Zeiteinteilung Ihrer Mitarbeiter. Kollegen für den Telefonservice abkommandieren? Das war einmal – denn unser Sekretariat macht all dies überflüssig.

In 3 Schritten zum Telefonservice

  1. Formular füllen
  2. Rückruf erhalten
  3. Gratis Monat beginnen

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