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ONLINE SEKRETARIAT – ERREICHBARKEIT FÜR IHRE KUNDEN

Die Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter und die Zufriedenheit Ihrer Kunden gehen Hand in Hand. Nicht immer ist es jedoch einfach, wirklich alle Anrufe zu beantworten. Eine Sekretärin eigens dafür zu beschäftigen ist nicht jedem möglich. Mit unserem Online-Sekretariat umgehen Sie dieses Problem: Wir sind Ihr professioneller Partner für Büroservice und Telefoniedienste! Unsere Spezialität ist die Unterstützung Ihres Unternehmens in allen administrativen Belangen, damit Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Unser erfahrenes Team ist darauf spezialisiert, Ihre Anrufe zu kontrollieren und effizient zu bearbeiten. Von der Anrufannahme bis zur Anrufweiterleitung – wir kümmern uns darum, dass jeder Anruf professionell und zuverlässig abgewickelt wird. Dank unseres flexiblen Anrufmanagements können Sie sich darauf verlassen, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt. Wir sind für Ihre Partner erreichbar, wenn Sie es nicht sind. Das verbessert die Qualität Ihres Service und stellt Ihre Kundschaft zufrieden – und zwar langfristig.

WIE FUNKTIONIERT EIN ONLINE SEKRETARIAT?

Service ist die Währung, mit der man Kundenbeziehungen pflegen kann. Diese Leistung beginnt bei der persönlichen Kommunikation – und genau die ist nicht immer möglich. Sind Sie aus nachvollziehbaren Gründen telefonisch nicht erreichbar, ruft eine Person mit einem bestimmten Problem dennoch bei Ihnen an und erwartet auch eine Antwort auf ihre Frage. Können Sie das Telefon derzeit nicht besetzen, geht die Anfrage ins Leere – und der Anrufer (und seine Beziehung zu Ihnen) leidet.

Dieses Problem können wir für Sie mit unserem Online-Sekretariat lösen. Stellen Sie sich uns als Ihre Assistenz vor, als virtuelles Sekretariat. Als Sekretariatsservice sind wir Ihr Partner, der dafür verantwortlich ist, zu reagieren, wenn Kundenanrufe eingehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie und Ihr Team erreichbar sind oder nicht – denn wir sind es in 95 % der Fälle garantiert. Damit dies den gewünschten Erfolg bringt, beschäftigen wir uns im Voraus intensiv mit den wichtigsten Informationen zu Ihrem Unternehmen. In unserem Sekretariat sind wir anschließend dazu in der Lage, die allermeisten Anfragen direkt im ersten Kontakt zu lösen – und so funktioniert’s:

  • Schritt 1: Ein externer Interessent hat ein Anliegen und ruft bei Ihnen im Büro an. Sie sind jedoch im Termin – also wird er zu unserem Online Sekretariat durchgestellt, das zu Ihren gewöhnlichen Öffnungszeiten ebenfalls besetzt ist.
  • Schritt 2: Im Online Sekretariat übernehmen unsere freundlichen und qualifizierten Mitarbeiter die Anrufbearbeitung für Sie. Für den Klienten ist der Unterschied zwischen Ihren tatsächlichen Mitarbeitern und Ihnen nicht erkennbar. Die Person wird denken, direkt mit Ihnen verbunden zu sein.
  • Schritt 3: Wir werden die bestehenden Fragen anschließend in den meisten Fällen direkt schon telefonisch klären. Einfache Formulare, Dokumente oder Prospekte können wir bei uns speichern und bei Anfrage direkt weiterleiten.
  • Schritt 4:Falls es um sehr spezifische Informationen oder detailliertes Fachwissen geht, vereinbaren wir mit dem Gesprächspartner einen Termin für einen Rückruf. Sie erhalten dann online von uns ein Formular bzw. Dokument mit dessen Kontaktdaten und Gesprächsnotizen, für eine einfache Anrufbeantwortung.

Überlassen Sie uns die Kontrolle beim Telefonieren mit Ihren Kunden, können wir die Gespräche als externer Dienstleister übernehmen. Hierbei führen wir Ihre Kunden durch ein Kundenportal, beantworten Rückfragen oder übernehmen die Urlaubsvertretung – ganz nach Ihren Vorgaben sind wir für Sie da. Auf Wunsch übernehmen wir als Online-Sekretariat auch weitere Tätigkeiten der Büroorganisation für Sie. Wie wäre es mit Unterstützung bei Ihrer Terminkoordination für Meetings, der Dokumentenbearbeitung oder dem Mailverkehr? Unser Team übernimmt Aufgaben gemäß Ihren Anweisungen, um sicherzustellen, dass Ihre Anliegen professionell und zeitnah bearbeitet werden. Vertrauen Sie auf unsere Bürodienstleistungen, um Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern. Kontaktieren Sie uns noch heute für professionelle Unterstützung!

VORTEILE FÜR KUNDEN UND UNTERNEHMEN

Für beide Parteien stellt die Verfügbarkeit eines Sekretariats einen großen Vorteil dar. Ein Unternehmen, das sich auf unseren Service verlässt, profitiert unter anderem durch die folgenden Eigenschaften:

  • Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter: In unserem Online Sekretariat sind wir dafür zuständig, dass Anrufe an Sie beantwortet werden. So können wichtige Wissensträger ihre Zeit denjenigen Aufgaben widmen, die wirklich von essenzieller Wichtigkeit sind – und für die sie am Ende schließlich bezahlt werden.
  • Eine eigene Sekretärin für diese Aufgabe einzustellen ist zwar auch eine Möglichkeit, aber nicht immer effizient. Auch sie ist gelegentlich im Urlaub oder krank und darunter leidet wieder die Erreichbarkeit
  • Arbeiten Sie in einer Branche, die zu bestimmten Jahreszeiten oder zu Weihnachten und ähnlichen Events besondere Lastspitzen erleben, werden Sie Ihre Angestellten noch dringender brauchen. Indem unser Service Sie entlastet, erledigen Sie alle Kundenanfragen, ohne in Rückstand zu geraten.
  • Personalkosten steigen, wenn Sie die eigenen Leute entweder länger und mehr arbeiten lassen oder indem Sie einfach neue Kollegen einstellen. Um diese Kosten nicht explodieren zu lassen, bietet sich unser Telefonservice an: So erledigen Sie die Anrufe Ihrer Kunden, ohne das Budget zu sprengen.

Als Unternehmen profitieren Sie praktisch permanent durch ein Sekretariat, dessen Arbeit Sie an uns auslagern – auch Ihre Partner gewinnen. Es ist, als hätten Sie eine eigene Sekretärin, die sogar außerhalb Ihrer Öffnungszeiten erreichbar ist, wenn sie das wünschen.

ERREICHBARKEIT ERHÖHEN

Verpassen Sie nie wieder einen Anruf

Erreichbarkeit erhöhen

Verpassen Sie nie wieder einen Anruf

KUNDENZUFRIEDENHEIT ERHÖHEN

Ihre Kunden werden es Ihnen Danken

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Ihre Kunden werden es Ihnen Danken

IN 3 EINFACHEN SCHRITTEN ZUM ONLINE SEKRETARIAT

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1. Formular ausfüllen

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2. Rückruf erhalten

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3. Gratis Monat beginnen

WARUM KUNDEN DEN SERVICE SCHÄTZEN

ZEIT SPAREN

Sie und Ihre Mitarbeiter werden nicht mehr gestört

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MITARBEITER ENTLASTEN

Wir übernehmen den Telefondienst für Sie und Ihre Mitarbeiter

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Nichts ist für Anrufer unangenehmer als lange Warteschlangen oder Telefone, die einfach gar nicht besetzt sind und somit auch keine Beschwerden oder Fragen entgegennehmen können. Es entsteht Frust und das Gefühl, dass Sie der Person nicht kompetent helfen können oder nicht daran interessiert sind. Zudem ist es wenig professionell, Geschäftspartner nicht sofort zufriedenstellen zu können. Mit unserem Sekretariat überwinden Sie auch diese Schwierigkeiten:

  • Kunden freuen sich durch unseren Telefonservice über eine Erreichbarkeit von ungefähr 95%. 19 von 20 Anrufen, die Sie nicht beantworten konnten, werden also durch uns aufgefangen. Dies steigert die Kundenzufriedenheit langfristig drastisch und ist der Schlüssel zu guten Beziehungen zu Neu- und Bestandskunden.
  • Wir achten sehr darauf, ein professionelles und seriöses Image auszustrahlen. Das heißt: Anrufe werden in einer Atmosphäre entgegengenommen, die einem modernen Büro ähnelt. Bei uns gibt es kein „Call-Center-Flair“ mit lauten Gesprächen und Geräuschen im Hintergrund. Stattdessen setzen wir auf kompetente Hilfe in vorbildlicher Umgebung.
  • Durch unser Online Sekretariat werden die allermeisten Probleme schnell aus der Welt geschafft. Unsere online Sekretärinnen und Sekretäre befassen sich intensiv mit Ihrem Business und sind in Beschwerdemanagement geschult. Daraus resultiert eine hohe Quote für die Fehlerbehebung – ausgelöst durch unseren Telefonservice.

Das Online Sekretariat dient sowohl der höheren Zufriedenheit Ihrer Geschäftspartner als auch der besseren Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens und der flexibleren Zeiteinteilung Ihrer Mitarbeiter. Kollegen für den Telefonservice abkommandieren? Das war einmal – denn unser Sekretariat macht all dies überflüssig.

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Häufig gestellte Fragen zum Thema Online-Sekretariat

Welche Aufgaben übernimmt das Online-Sekretariat?

Unser Online-Sekretariat ist eine moderne Lösung, die darauf abzielt, das Geschäftsleben in Ihrem Unternehmen zu erleichtern. Wir bieten Ihnen eine effiziente und kosteneffektive Option, um sicherzustellen, dass Ihre Anrufe beantwortet, Kundenanfragen bearbeitet und Probleme schnell behoben werden. Bei uns sind Ihre Kunden nie allein gelassen, obwohl Sie nicht erreichbar sind – unser Telefonservice ist zu 95 % garantiert erreichbar.

Unser Online-Sekretariat besteht aus kompetenten Sekretärinnen und Sekretären, die sich intensiv mit Ihrem Business befassen und im Beschwerdemanagement geschult sind. Durch unser systematisches und effektives Vorgehen erreichen wir eine hohe Fehlerbehebungsquote, was zu einer höheren Zufriedenheit Ihrer Geschäftspartner führt. Ebenso trägt unser Service zur verbesserten Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens und zu einer flexibleren Zeiteinteilung Ihrer Mitarbeiter bei.

Wie funktioniert ein Online-Sekretariat?

Unser Online-Sekretariat bietet Ihnen eine effiziente Lösung, um Ihre Kundenbetreuung zu optimieren. Wenn Sie telefonisch nicht erreichbar sind, wird Ihr Anrufer an uns weitergeleitet. Unsere qualifizierten Mitarbeiter nehmen den Anruf entgegen und behandeln ihn so, als ob sie direkt in Ihrem Büro wären. Dabei können die meisten Fragen direkt telefonisch geklärt werden. Wir haben Zugriff auf einfache Formulare, Dokumente oder Prospekte, die wir bei Bedarf weiterleiten können. Bei spezifischen Informationen oder detailliertem Fachwissen organisieren wir einen Rückruftermin und informieren Sie online über die Kontaktdaten des Gesprächspartners. So gewährleisten wir eine hohe Erreichbarkeit und Kundenzufriedenheit, ohne dass Ihre Mitarbeiter abkommandiert werden müssen. Vertrauen Sie auf unser Online-Sekretariat und profitieren Sie von den Vorteilen.

Welche Vorteile bringt unser Online-Sekretariat mit sich?

Unser Online-Sekretariat bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die sich auf das Wesentliche konzentrieren möchten: Ihre Kerngeschäftstätigkeit. Als Ihr virtuelles Büro übernehmen wir eine Vielzahl an administrativen Aufgaben, die Ihnen wertvolle Arbeitszeit rauben.

  • Erstens, unsere Dienstleistungen sind kosteneffizient. Sie zahlen nur für die Leistungen, die Sie auch tatsächlich in Anspruch nehmen. Im Gegensatz zur Einstellung einer Vollzeit-Sekretärin sparen Sie Gehaltskosten, Sozialversicherungsbeiträge und bieten zusätzlichen Arbeitsplatz.
  • Zweitens, wir sorgen für Flexibilität. Unser Service steht Ihnen genau dann zur Verfügung, wenn Sie ihn benötigen. Ob Sie eine kurzfristige Vertretung für Urlaubszeiten oder eine dauerhafte Unterstützung benötigen, wir sind für Sie da.
  • Drittens, wir garantieren Professionalität. Unser qualifiziertes Team bringt umfangreiche Erfahrungen in den Bereichen Büroorganisation, Terminmanagement und Kundenbetreuung mit. Wir arbeiten zuverlässig, diskret und auf höchstem Niveau.
  • Schließlich ist unser Online-Sekretariat technologiegetrieben. Dank modernster Software und Tools können wir Ihnen einen reibungslosen, effizienten und sicheren Service bieten.

Mit unserem Online-Sekretariat entlasten wir Sie von zeitraubenden Routineaufgaben und ermöglichen Ihnen, sich ganz auf Ihr Geschäft zu konzentrieren. Profitieren Sie von unseren maßgeschneiderten Lösungen, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Was ist ein virtuelles Sekretariat und für welche Unternehmen ist es geeignet?

Unser virtuelles Sekretariat ist ein Service, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Telefonanrufe und Kundenanfragen extern zu bearbeiten. Unsere Online-Sekretäre sind geschult, sich intensiv mit Ihrem Business zu befassen und die meisten Probleme schnell zu lösen. Dies entlastet Ihre Mitarbeiter, die sich so auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Es verbessert auch die Erreichbarkeit und Kundenzufriedenheit, da wir auch dann für Ihre Partner erreichbar sind, wenn Sie es nicht sind. Dieser Service ist ideal für Unternehmen, die Lastspitzen erleben und in diesen Zeiten eine effiziente und professionelle Kundenbetreuung sicherstellen möchten. Vertrauen Sie auf unsere Kompetenz und Flexibilität, um Ihre Geschäftsabläufe zu optimieren und Ihre Kunden zufriedenzustellen.

Was ist bei der Auswahl eines Anbieters für ein Online-Sekretariat wichtig?

Bei der Auswahl eines Anbieters für ein Online-Sekretariat sollten Sie auf mehrere Aspekte achten:

  • Ein professioneller und schneller Kundenservice ist entscheidend. Sie sollten sicherstellen, dass der Dienstleister zuverlässig erreichbar ist und Anfragen zeitnah bearbeitet.
  • Qualität und Umfang der angebotenen Dienstleistungen sind ebenso wichtig. Hier sollte der Anbieter ein breites Spektrum an Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben abdecken können.
  • Auch die technische Infrastruktur ist entscheidend. Sie sollten darauf achten, dass der Anbieter moderne und sichere Technologien einsetzt. 

Bei uns finden Sie all diese Aspekte vereint, da wir uns auf den Service für Unternehmen spezialisiert haben und hochwertige Online-Sekretariatsdienstleistungen anbieten.

Für wen kommt ein Online-Sekretariat infrage?

Unser Online-Sekretariat kommt für eine Vielzahl von Unternehmen und Büros infrage, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Ressourcen effizient einsetzen und Kosten sparen wollen, ist unser Online-Sekretariat eine ausgezeichnete Option. Wir bieten nicht nur eine professionelle Verwaltung und Organisation für Ihre Büroarbeiten, sondern auch Flexibilität und Skalierbarkeit. Ebenso kann unser Online-Sekretariat für große Unternehmen von Vorteil sein, die ihre Verwaltungsaufgaben auslagern wollen, um sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Dies kann zu einer verbesserten Effizienz und Produktivität führen.

Unser Online-Sekretariat bietet Ihnen qualitativ hochwertige Dienstleistungen, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Wir bieten Ihnen eine Reihe von Dienstleistungen an, darunter Terminplanung, Dokumentenverwaltung, Korrespondenz und viele andere administrative Aufgaben.

Mit unserem Online-Sekretariat können Sie sich auf Ihren Beruf konzentrieren, während wir uns um Ihre administrativen Anforderungen wie die Telefonate kümmern. Unser Ziel ist es, Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern und Ihr Unternehmen effizienter zu machen. Wir sind überzeugt, dass wir die ideale Lösung für Ihr Unternehmen sein können und freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihnen.