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Im Tagesgeschäft nahezu jedes Unternehmens stehen zahlreiche Aufgaben gleichzeitig an. Viele Selbstständige sind regelmäßig außer Haus, um neue Kunden zu gewinnen, Aufträge zu akquirieren oder Gespräche mit Interessenten zu führen. Unter der hohen Auslastung leidet häufig die telefonische Erreichbarkeit enorm. Wenn Sie in der Auftragsanbahnungsphase jedoch nicht für Rückfragen oder Verhandlungen zur Verfügung stehen, schadet das der entstehenden Geschäftsbeziehung.

Nicht selten führt das Verpassen eines wichtigen Anrufs sogar direkt zu einer Absage des Kunden. Auf diese Weise verlieren täglich zahlreiche Selbstständige vielversprechende Aufträge. Entsprechend ist die telefonische Erreichbarkeit für den Unternehmenserfolg von zentraler Bedeutung. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Betriebe für einen externen Telefondienst. Nachfolgend erfahren Sie, worum es sich dabei genau handelt, welchen Nutzen Ihnen diese Dienstleistung bringt und worauf Sie bei der Wahl eines geeigneten Anbieters achten sollten.

 

Was macht ein Telefondienst genau?

Für Gründer, Selbstständige und kleine Betriebe spielt die telefonische Erreichbarkeit im Tagesgeschäft eine entscheidende Rolle. Wurde ein wichtiger Anruf verpasst, kann der potentielle Auftrag bereits verloren sein. Zahlreiche Verbraucher und Entscheidungsträger in den Einkaufsabteilungen mittelständischer Betriebe wenden sich nach einem erfolglosen Telefonat direkt an einen anderen Wettbewerber. Mit einem externen Büroservice sind Sie jederzeit für Ihre Kunden erreichbar. Dadurch entgehen Ihnen keine Anrufe mehr, sodass Sie Interessenten optimal von Ihren Leistungen überzeugen können. Insbesondere bei kleineren Unternehmen ist schließlich jeder Kundenauftrag von großer Bedeutung.

Dabei ist der Telefonservice weit mehr als ein gewöhnlicher Anrufbeantworter. Nur wenige Deutsche hinterlassen tatsächlich eine Nachricht auf dem elektrischen Gerät. Insbesondere bei komplexen Anliegen, Terminabsprachen oder Rückfragen legen viele Anrufer direkt auf, wenn sie das Tonband bemerken. Meldet sich hingegen ein menschlicher Gesprächspartner, stellen die Interessenten ihre Fragen und vereinbaren mit Ihnen einen Termin zu einem persönlichen Gespräch. Die Anstellung eines erfahrenen Sekretärs ist jedoch mit hohen Personalkosten verbunden. Daher bevorzugen viele Selbstständige einen externen Büroservice. Bei dieser Dienstleistung werden Ihre Anrufer direkt in die Telefonzentrale geleitet, wenn Sie in einem stressigen Moment nicht erreichbar sind. Dort erwartet die Kunden eine kompetente Fachsekretärin, die sich im Namen Ihrer Firma meldet. Der Mitarbeiter ist umfassend auf Ihre individuellen Anforderungen geschult und nimmt dadurch Terminwünsche entgegen, Bestellungen auf und gibt Informationen über Ihre Produkte und Dienstleistungen an Interessenten heraus. Natürlich erhalten Sie anschließend eine ausführliche Zusammenfassung des geführten Gesprächs.

 

Warum gibt es einen Telefondienst für Unternehmen?

Wenn Sie nicht immer die Möglichkeit haben, Ihre Anrufe selbst zu beantworten, können Sie natürlich einen eigenen Mitarbeiter für diese Aufgabe einstellen. Dieser nimmt die Telefonate für Sie entgegen und notiert sämtliche wichtigen Informationen aus dem Gespräch mit den Kunden. Junge Unternehmen sowie Existenzgründer haben in der Regel nicht das notwendige Kapital, um eine zusätzliche Fachkraft für die Aufgabe zu beschäftigen. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmer gegen eine Fachkraft, die vor allem mit der Annahme von Anrufen beschäftigt ist und kümmern sich selbst um alle eingehenden Kundenanfragen sowie telefonischen Angebote.

Neben dem monatlichen Lohn entstehen durch einen internen Bürodienst ebenfalls viele weitere Kostenpunkte. Die regelmäßige Entgegennahme der Anrufe sowie die Verarbeitung der geführten Gespräche erfordert zudem mehrere Anschaffungen. Darunter zählen sowohl die Ausstattung der Büroräume als auch die notwendigen EDV-Anlagen. Realisieren Sie die Anrufannahme hingegen durch einen externen Anbieter, werden die Kundengespräche sowohl professionell geführt als auch detailliert dokumentiert. Entsprechend erhalten Sie stets alle wichtigen Informationen über die Telefonate. Als Auftraggeber entscheiden Sie zudem selbst, wann Sie einen Interessenten zurückrufen wollen.

 

Externer Telefondienst mit deutlichen Kostenvorteilen

Einer der größten Vorteile des professionellen Telefonservice liegt in den geringen Kosten. Im Gegensatz zu einem internen Mitarbeiter müssen Sie bei ausgelagertem Büroservice lediglich für die Zeit zahlen, in der Fachsekretär tatsächlich einen Anruf für Sie entgegengenommen hat. Dadurch ist dieser Service in den meisten Fällen deutlich preiswerter als die Festanstellung einer eigenen Bürokraft. Zusätzlich können Sie über den Service ebenfalls weitere Aufgaben wie die Bestätigung von Terminen sowie Terminvereinbarungen mit Geschäftspartnern abwickeln lassen. Dadurch sparen Sie viel Zeit ein und sorgen für eine effiziente Aufgabenverteilung in Ihrem Betrieb.

Weiterhin kann der Telefondienst flexibel erweitert oder verkürzt werden. Viele Selbstständige nehmen diesen Service insbesondere im Krankheitsfall oder während längerer Abwesenheit in Anspruch. Dadurch werden Ihre Anrufe auch während Ihres Urlaubs empfangen und Sie bleiben stets für Ihre Geschäftspartner erreichbar. Dabei sorgt die Bürofachkraft in der Telefonzentrale immer für eine persönliche und professionelle Betreuung der Anrufer.

 

Darauf sollten Sie bei einem Telefondienst achten

Bei der Wahl eines geeigneten Anbieters sollten Sie auf einige wichtige Dinge achten, um eine professionelle Anrufannahme sicherzustellen. Entscheidend sind dabei neben dem Preis und Service insbesondere die Erreichbarkeit der Telefonzentrale sowie die Professionalität der Bürofachkräfte. Wenn ein Anruf bei dem Telefondienst eingeht, muss der Interessent freundlich und höflich begrüßt werden. Dabei ist wichtig, wie schnell der Telefonservice Ihre Anrufe annehmen kann. Wenn der Anrufer aufgrund technischer Umwege länger als fünf Minuten auf sein Gespräch warten muss, kommt das Telefonat in der Regel nicht mehr zustande. Weiterhin ist entscheidend, dass die Bürokraft sämtliche wichtigen Informationen über Ihr Unternehmen auf Nachfrage korrekt und lückenlos angeben kann. Wenn wichtige Daten wie Ihr Firmenname, Ihre Öffnungszeiten oder Ihr Terminvorschlag fehlerhaft weitergesagt werden, resultieren daraus weitreichende Schäden für Ihren Betrieb.

Weiterhin sollten Sie auch auf die Kosten des Service achten. Während einige Anbieter jeden Anruf gesondert abrechnen, bieten Ihnen andere Dienstleister eine minutengenaue Abrechnung. Dadurch zahlen Sie lediglich für die Zeit, die die Bürokraft tatsächlich Anrufe angenommen hat. Nimmt der Sekretär viele kurze Anrufe entgegen, lohnt sich in der Regel eine minutenweise Abrechnung. Berücksichtigen Sie außerdem, dass durch die Weitervermittlung der durch den Anruf erhaltenen Informationen sowie eine unmittelbare SMS-Benachrichtigung zusätzliche Kosten entstehen können. Zudem gibt es zahlreiche weitere Optionen für ergänzende Servicepakete. Die Höhe der monatlichen Rechnungen ist somit sowohl von den gebuchten Leistungen als auch vom tatsächlichen Gebrauch abhängig.

 

Checkliste für die Wahl des optimalen Telefonservice

In der Regel werden Monatspakete für einen Büroservice abgeschlossen. Achten Sie dabei insbesondere auf die Kündigungsfristen der Angebote. Nur mit einer flexiblen Vertragslaufzeit ist eine auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasste Betreuung möglich. Bevor Sie einen Vertrag abschließen, sollten Sie daher die folgenden wichtigen Fragen klären:

  • Gibt es eine Anmelde- oder Einrichtungsgebühr?
  • Wie hoch ist die Grundgebühr für den Telefonservice?
  • Werden die Anrufe nach Stückzahl, minütlich, stündlich oder monatlich abgerechnet?
  • Was kosten Anrufannahme und laufende Minute?
  • Wie schnell nimmt die Bürokraft Anrufe entgegen?
  • Welcher Service wird Ihnen vom Mitarbeiter des Telefonservice geboten?
  • Wie lange ist der Telefondienst für Kunden erreichbar?
  • Was kostet eine Benachrichtigung per E-Mail oder SMS?
  • Wie schnell ist der Service einsetzbar?

 

Ist ein Telefondienst für Ihr Unternehmen sinnvoll?

Von einem externen Telefonservice profitieren insbesondere Gründer, Selbstständige und kleinere Unternehmen. Darüber hinaus können aber auch etablierte Betriebe von den Vorzügen dieser Leistung profitieren. Der Einsatz eines Telefondienstes ist immer dann sinnvoll, wenn das Annehmen alle eingehenden Anrufe nicht länger gewährleistet werden kann. Dies ist unter anderem der Fall, wenn Sie für längere Zeit nicht im Büro sind, erkranken oder in den Urlaub fahren. Der Service stellt vor allem dann eine gute Lösung dar, wenn Sie regelmäßig Veranstaltungen besuchen, an Seminaren teilnehmen oder Kundentermine außerhalb Ihres Büros wahrnehmen. Zudem profitieren ebenfalls Selbstständige, die aufgrund enger Deadlines oder einer hohen Auftragslage für mehrere Stunden ungestört arbeiten müssen. In diesen Fällen können Sie einen Telefondienst nutzen, um weiterhin für Ihre Kunden erreichbar zu sein. Dadurch sparen Sie nicht nur viel Geld, sondern auch Zeit und Nerven. Mit einem kompetenten Partner können Sie sich vollständig auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und erhalten dennoch einen detaillierten Überblick über alle geführten Gespräche.