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Virtuelle Sekretärin – Was macht sie?

Wer den Ausdruck virtuelle Sekretärin hört, denkt vielleicht an ein Computerprogramm, das die Arbeit im Büro erleichtert, aber weit gefehlt! Denn ein virtuelles Sekretariat wird von Menschen betrieben – nur eben im eigenen Zuhause übers Internet. Virtuelle Sekretäre und Sekretärinnen sind Assistenten, die im Homeoffice arbeiten und Ihnen als Unternehmer viele Aufgaben abnehmen können. So können Sie sich ganz auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren, auf den Umgang mit Kunden, auf Ihr Marketing, auf Ihre Webseite. Denn das virtuelle Sekretariat sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen erreichbar ist, dass Kundenanfragen zuverlässig beantwortet werden und dass Ihre Termine koordiniert werden.

Die Vorteile des virtuellen Sekretariats liegen auf der Hand: Da Sie es mit Freiberuflern zu tun haben, müssen Sie weder Räumlichkeiten und Equipment zur Verfügung stellen, noch Abgaben als Arbeitgeber leisten. Virtuelle Assistenten springen dann für Sie ein, wenn Sie das brauchen. So können Sie als Auftraggeber die Kosten minimieren, während Ihre Kunden gar keinen Unterschied merken! Auch für Ihre virtuellen Assistenten lohnt sich dieses Modell. Denn sie können flexibel im Homeoffice arbeiten, sparen Wege und genießen freie Zeiteinteilung. Wer über das Internet arbeitet, ist aber nicht nur zeitlich flexibel, sondern auch ortsunabhängig. Eine Assistentin, die virtuell arbeitet, kann im Prinzip ihr Büro überall da einrichten, wo sie Zugang zum Internet hat. Diese Vorteile sind so attraktiv, dass immer mehr Menschen online arbeiten wollen, was natürlich Ihnen als Unternehmer zugutekommt. Denn Sie sparen nicht nur Geld, Sie haben inzwischen auch eine große Auswahl an Anbietern mit kompetenten Kräften!

Was macht ein virtuelles Sekretariat?

Ein virtuelles Sekretariat kann fast jede Arbeit verrichten, die eine Sekretärin im Büro auch bieten kann. Nur den Kaffee müssen Sie sich selbst kochen. Sehen wir uns die Aufgaben, die Sie in Zukunft abgeben können, einmal im Detail an:

  • Ein virtuelles Sekretariat kann für Sie zuverlässig Termine managen! Die Vergabe und Koordination von Terminen kann Sie ganz schön stressen, wenn Sie selbst viel unterwegs sind und nicht immer Ihren Kalender zur Hand haben. Eine Assistentin kann für Sie den Telefondienst übernehmen, damit Sie im Tagesgeschäft den Kopf frei haben!
  • Stresst es Sie manchmal, auch noch die Mails beantworten zu müssen, wenn Sie nach einem langen Tag mit vielen Terminen noch mal ins Büro kommen? Ein virtuelles Sekretariat kann sich einfach und schnell um Ihre Korrespondenz online kümmern. So ist in Ihrem Mail-Postfach schon längst alles erledigt, wenn Sie Feierabend machen wollen!
  • Oft müssen Sie selbst Telefonate führen, die Sie Zeit und Nerven kosten. Ansprechpartnern hinterher telefonieren zu müssen, kann Ihre Tagesplanung ganz schön durcheinanderbringen. Ein Mitarbeiter im Homeoffice hat ganz andere Kapazitäten, um Ihre Telefonate für Sie zu erledigen. Sie sparen also viel Zeit, wenn Sie die lästige Telefoniererei einer charmanten Assistentin überlassen.
  • In jeder Firma fallen immer wieder Aufgaben an, die Geld sparen, aber Zeit kosten. Recherche, die Suche nach geeigneten Angeboten und Preisen, die Bestellung des Materials, das Verfassen von Berichten – wenn Sie das alles selbst erledigen wollen, ist der Arbeitstag schnell verflogen, nur um Ihre Kernkompetenzen konnten Sie sich nicht kümmern. Eine virtuelle Sekretärin kann all diese Kleinigkeiten zuverlässig für Sie erledigen.
  • Natürlich kann eine virtuelle Sekretärin sich auch darum kümmern, dass das Geld regelmäßig fließt. Das Erstellen und Versendungen von Rechnungen gehört ebenfalls in den Aufgabenbereich einer Sekretärin und ist schließlich auch ganz einfach virtuell möglich!
  • Nicht jede Arbeitswoche verläuft gleich und oft genug entstehen in einem Betrieb zusätzliche Aufgaben wie die Planung und Durchführung von Messebesuchen, Dienstreisen oder Seminaren mit den Mitarbeitern. Dazu müssen Preise verglichen, Angebote eingeholt, Buchungen vorgenommen oder Einladungen verschickt werden. Auch hier ist die virtuelle Sekretärin eine wertvolle Unterstützung!
  • Fest angestellte Mitarbeiter haben in der Regel auch feste Arbeitszeiten. Das bedeutet für Sie, dass Ihr Team regelmäßig ausgelastet sein muss, aber auch Anspruch auf Feierabend, Urlaub und Wochenenden hat. Wenn Sie aber rund um die Uhr für telefonische Anfragen zur Verfügung stehen wollen, etwa, weil Sie einen Onlineshop betreiben oder einen Handwerksnotdienst anbieten, kann ein virtuelles Sekretariat Ihnen jemanden zur Verfügung stellen, der Ihre Anrufe dann entgegennimmt, wenn Sie das brauchen. Das kann auch am späten Abend, nachts oder am Wochenende sein, wenn Ihr Team längst Feierabend hat.

Sie sehen also, dass Sie als Auftraggeber viele Möglichkeiten haben, Aufgaben in ein virtuelles Sekretariat auszulagern. So können Sie immer flexibel und bedarfsgerecht genau die Unterstützung anfordern, die Sie aktuell brauchen.

Erreichbarkeit erhöhen

Verpassen Sie nie wieder einen Anruf

Kundenzufriedenheit erhöhen

Ihre Kunden werden es Ihnen Danken

zeit sparen

Sie und Ihre Mitarbeiter werden nicht mehr gestört

Warum kann eine virtuelle Sekretärin für Ihr Unternehmen sinnvoll sein?

Was tut eine gute Sekretärin? Sie hält Ihnen den Rücken frei, damit Sie sich um die wichtigen Dinge kümmern können! Das geht auch, wenn diese Sekretärin »nur« virtuell ist. Denn schließlich stellt ein virtuelles Sekretariat Ihnen Kräfte zur Verfügung, die Erfahrung in allen Bereichen haben, die für ein gut geführtes Sekretariat selbstverständlich sind. Nur funktioniert die Kommunikation eben virtuell. So müssen Sie keine Räumlichkeiten zur Verfügung stellen, keine Mitarbeiter fest einstellen und auch kein voll ausgerüstetes Büro ausstaffieren. Denn Ihre virtuelle Sekretärin wird zuhause im Homeoffice arbeiten und damit für Sie keine weiteren Kosten verursachen. Sie zahlen nur für die reine Arbeitszeit und das oft sogar noch zu einem erstaunlich günstigen Tarif.

Gerade für Startups, aber auch kleine und mittelständische Unternehmen lohnt es sich oft gar nicht, eine Sekretärin fest einzustellen. Denn abgesehen von den hohen Kosten wäre die Kraft vielleicht auch gar nicht ausgelastet. Dass Sekretärinnen sich gern den ganzen Tag die Fingernägel feilen, ist ein Klischee aus Fernsehsketchen. Im wahren Leben sind sie froh, wenn es viel zu tun gibt und sie sinnvolle Aufgaben erfüllen können, denn niemand langweilt sich gern im Büro – auch nicht im Homeoffice. Wenn Sie als Unternehmer gerade erst starten oder einen sehr kleinen Betrieb führen, ist ein virtuelles Sekretariat also die beste Lösung. Sie sind ständig erreichbar, haben eine kompetente Kraft hinter sich, müssen aber nur für die Leistungen bezahlen, die Sie tatsächlich in Anspruch nehmen.

Auch zur Unterstützung der bestehenden Mitarbeiter ist eine virtuelle Sekretärin eine wertvolle Ergänzung, denn sie kann auch gut den Telefonservice oder die Bestellhotline betreuen, wenn die festen Mitarbeiter in Stoßzeiten überlastet sind. Auch bei kurzfristigen Krankheitsausfällen kann ein seriöser Anbieter Ihnen schnell eine virtuelle Sekretärin vermitteln, die professionell und kompetent einspringt. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass der Service eines virtuellen Sekretariats für Sie als Auftraggeber skalierbar ist. Ihre Firma wächst und Sie möchten neue Serviceleistungen in Ihr Dienstleistungsspektrum aufnehmen? Sie möchten aber kein großes Risiko eingehen und erst mal sehen, wie der neue Service ankommt, bevor Sie viel Zeit und Geld investieren? In solchen Fällen können Sie mit einem virtuellen Sekretariat schrittweise aufbauen und flexibel eine neue Assistentin hinzubuchen, wenn Sie eine weitere Kraft brauchen. So behalten Sie die volle Kontrolle über die Kosten.

Ein weiterer zeitraubender Aspekt bei der Führung eines Unternehmens ist natürlich auch die Suche nach kompetenten Mitarbeitern. Es ist gar nicht so leicht, immer passende Mitglieder für Ihr Team zu finden und diese dann auch einzuarbeiten. Ob eine Kraft auch wirklich zuverlässig, aufnahmefähig, freundlich im Umgang mit Kunden ist, erfahren Sie schließlich erst, wenn Sie diese eingestellt haben. Passt eine neue Hilfe nicht ins Team oder fühlt sich den Aufgaben nicht gewachsen, beginnt die Suche von vorn und Sie verlieren wieder Zeit und Geld. Solche Dinge können Ihnen als Unternehmer wirklich den Schlaf rauben! Beauftragen Sie ein virtuelles Sekretariat, haben Sie mit all dem nichts zu tun. Sie können sich darauf verlassen, dass Ihnen eine gut eingearbeitete virtuelle Sekretärin zur Verfügung gestellt wird, der Sie ihren Job nicht erst erklären müssen. Und all das bekommen Sie mit weitaus geringeren Kosten, als wenn Sie selbst Hilfskräfte fest anstellen.

Welchen Mehrwert kann eine virtuelle Sekretärin Ihren Kunden bieten?

Kunden erwarten heute viel von einem Unternehmen! Das gesamte Fulfillment muss reibungslos laufen und die Servicehotline soll rund um die Uhr besetzt sein. All diese Details sind nämlich wichtig für das Branding Ihres Unternehmens. Gelungene Kundenkommunikation entscheidet darüber, ob Ihre Marke als seriös, transparent und zuverlässig wahrgenommen wird. Wenn Kunden nun bei der Bestellhotline anrufen und niemanden erreichen, werden sie es immer wieder versuchen, bis endlich jemand ans Telefon geht? Wahrscheinlicher ist es, dass sie dann eben bei einem Ihrer Mitbewerber ihre Bestellung aufgeben und Ihr Unternehmen als die Firma abspeichern, bei der sowieso nie jemand ans Telefon geht. Erreichbarkeit, auch außerhalb der üblichen Bürozeiten, ist heute ein extrem wichtiger Wettbewerbsvorteil, mit dem Sie Ihren Kunden das Gefühl vermitteln, dass guter Service bei Ihnen an erster Stelle steht.

Und dazu müssen Sie ja noch nicht einmal selbst ans Telefon gehen. Denn wichtig ist Ihren Kunden nur, dass ihnen schnell und kompetent geholfen wird. Sie wollen, dass ihre Fragen beantwortet werden. Ihre Kunden wollen bei Problemen schnellen Support erhalten und jederzeit Termine vereinbaren können. Kunden setzen also einiges voraus, was weit über eine einfache Onlinebestellung oder ein Gespräch mit einem Anrufbeantworter hinausgeht. Das stellt Sie natürlich vor große Herausforderungen, falls Sie Gründer in der Anfangsphase sind oder ein sehr kleines Unternehmen leiten.

Selbst mit einem mittelständischen Betrieb kann es schwierig werden, rund um die Uhr Erreichbarkeit zu gewährleisten, zum Beispiel, wenn Sie einen Handwerksbetrieb leiten und Ihre Mitarbeiter von morgens bis abends unterwegs sind. Und wenn Sie selbst gerade einen Termin haben, vielleicht mit Kunden oder Geschäftspartnern im Gespräch sind, wollen Sie schließlich auch Ihr Handy abschalten können, um nicht ständig unterbrochen zu werden. Und selbst bei einem Familienbetrieb ist es auf Dauer keine Lösung, einfach die Schwiegermutter ans Telefon gehen zu lassen. Denn was Konsumenten erwarten, sind Fachkräfte, die sie mit einem umfassenden Service einfach umhauen, so einfach ist das.

Professionelle Sekretärinnen sind auf all diese Eventualitäten vorbereitet und bringen viel Erfahrung mit. Sie wissen, wie sie Ihre Kundschaft mit viel Fingerspitzengefühl behandeln müssen und sind auch im Umgang mit schwierigen Zeitgenossen geduldig und freundlich. Im Vordergrund steht für das virtuelle Sekretariat als Dienstleister immer der Servicegedanke und das spüren die Kontaktpersonen. Dadurch erfahren nicht nur Sie als Auftraggeber eine große Entlastung, Ihr Kundenstamm gewinnt auch einen hohen Mehrwert durch geschulte Mitarbeiter. So setzen Sie sich und Ihr Unternehmen positiv von Ihren Mitbewerbern ab. Und genau das brauchen Sie, wenn Sie an einem gesättigten Markt Ihre Nische besetzen wollen. Um Bestandskunden zu pflegen und Neukunden zu gewinnen, müssen Sie einfach mehr bieten, als Ihre Mitbewerber. Und da Einkäufe und Geschäftsabschlüsse auf der emotionalen Ebene entschieden werden, ist es wichtig, Ihren Kunden oder Partnern im B2B Bereich Wohlfühlerlebnisse zu verschaffen, die ihnen ein positives Gefühl vermitteln. Denken Sie immer daran, dass der Gesamteindruck Ihres Unternehmens zählt und Liebe zum Detail macht den Unterschied.

In 3 Schritten zum Telefonservice

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern?

Um Ihr Unternehmen optimal nach außen repräsentieren zu können, müssen virtuelle Mitarbeiter natürlich genau wissen, um was es geht. Auch die festangestellten Mitarbeiter in Ihrem Büro müssen natürlich einen guten Kontakt zu den virtuellen Helfern haben, um Arbeitsabläufe optimal zu koordinieren. Jede Zusammenarbeit sollte also mit einem ausführlichen Briefing für den Anbieter beginnen. Ihre virtuellen Assistentinnen müssen wissen, wofür Ihr Unternehmen steht, welche Servicebereiche Ihnen besonders wichtig sind und welche Aufgaben sie ausführen sollen. Je komplexer die Aufgaben sind, umso ausführlicher sollte auch das Briefing ausfallen.

Nehmen Sie sich Zeit, auch mit Ihren Mitarbeitern zu besprechen, welche Hilfe sie von einer Assistentin im Homeoffice erwarten. Vielleicht wünschen sich Mitglieder Ihres Teams Unterstützung in Bereichen, die Ihnen vorher noch gar nicht klar waren? Um den Assistenten den Einstieg in die Arbeit zu erleichtern, sollte das Briefing eine möglichst genaue Aufgabenbeschreibung enthalten. Auch Abgabetermine und Zeitvorgaben sind ein wichtiger Aspekt, ebenso die Philosophie Ihres Unternehmens. Denn die virtuellen Assistenten werden sich am Telefon als Repräsentanten Ihrer Firma melden! Für Ihre Kunden wird der Unterschied gar nicht erkennbar sein, wenn Sie die Assistenten gut vorbereiten und regelmäßig Kontakt zu ihnen halten, um sie in ihrer Arbeit zu unterstützen.

Was ist bei der Auswahl eines virtuellen Sekretariats wichtig?

Für die Suche nach dem passenden virtuellen Sekretariat sollten Sie sich Zeit nehmen, denn die Anbieter unterscheiden sich sehr in Leistungen und Preisen. Natürlich sind virtuelle Sekretariate auch online zu finden, Ihre erste Anlaufstelle ist also Google. Sie können die Suche aber auch offline betreiben und sich bei Geschäftskontakten erkundigen, ob sie bereits Erfahrungen mit einzelnen Anbietern gemacht haben. Empfehlungen von Bekannten sind ehrlicher als Eigenwerbung! Ein weiterer Faktor bei der Suche nach einem Anbieter ist die Transparenz des Unternehmens. Virtuelle Sekretariate arbeiten zwar über das Internet, viele haben aber auch eine Niederlassung vor Ort, was die Zusammenarbeit natürlich erleichtert. So können Sie den Anbieter auch persönlich kennenlernen und viele Details direkt im Gespräch klären. Eine Voraussetzung dafür, dass die Zusammenarbeit gut funktioniert, ist das allerdings nicht! Denn schließlich ist jede virtuelle Sekretärin erfahren darin, Anweisungen auch online entgegenzunehmen und umzusetzen. Es lohnt also auf jeden Fall, online und offline Angebote zu vergleichen!

Bevor Sie mit der konkreten Suche beginnen, sollten Sie sich eine Liste machen, welche Leistungen Sie konkret in Anspruch nehmen wollen. Denn danach richtet sich die Auswahl des Anbieters hauptsächlich. Brauchen Sie zum Beispiel versierte Muttersprachler, die für Sie Auslandsgespräche führen? Geht es Ihnen darum, eine Hotline auch am Wochenende und nachts zu besetzen? Bezieht Ihre Suche sich auch auf einen Anbieter, der Ihnen eine Geschäftsadresse zur Verfügung stellt, Ihr Logodesign übernimmt oder der Ihnen eine kostenlose 0800-Servicenummer einrichtet? Eine virtuelle Sekretärin kann Sie auch bei der Akquise unterstützen oder Sie können bei einigen Agenturen auch kurzfristig Büroräume in einem Coworking-Space anmieten – das Leistungsspektrum einzelner Dienstleister kann sich sehr von dem der Mitbewerber unterscheiden. Das gibt Ihnen natürlich Gelegenheit, passgenau die richtige Lösung zu finden. Achten Sie auch darauf, ob Sie als Auftraggeber eine monatliche Grundgebühr zu entrichten haben und wie die weiteren Kosten aussehen. Nehmen Sie sich Zeit nachzulesen, ob Sie für einen entgegengenommenen Anruf bezahlen oder für eine Gesprächsminute – das kann einen gewaltigen Unterschied machen!

Wenn Sie die optimal an Ihren Bedarf angepasste virtuelle Sekretärin finden, sparen Sie viel Geld, also nehmen Sie sich Zeit, die Kosten genau zu kalkulieren. Auch, ob Ihre zukünftigen Assistentinnen wirklich in ihrem Zuhause virtuell arbeiten oder in einem vollbesetzten Büro, kann eine interessante Frage sein. Denn bei einer Kraft, die von zu Hause aus arbeitet, haben Sie den Vorteil, dass diese den Anrufern eine ruhige und entspannte Gesprächsatmosphäre bieten kann. Herrscht im Hintergrund hektische Callcenter-Atmosphäre, empfinden viele Anrufer das als stressig. Haben Sie dann erst einmal einen Dienstleister gefunden, der Ihre individuellen Wünsche punktgenau erfüllt, steht einer fruchtbaren Zusammenarbeit nichts mehr im Wege. Ihre Firma kann wachsen und gedeihen und Sie legen einfach mal die Füße hoch – nur den Kaffee müssen Sie sich eben selbst holen. Dafür haben Sie dann aber auch mehr Zeit, um ihn zu genießen.

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