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Zu den Schwerpunktaufgaben von Sekretariats- und Telefonservice gehört es, weitergeleitete Anrufe anzunehmen. Dadurch sichern Sie die ausgezeichnete Erreichbarkeit, die Kunden heute von Ihnen erwarten. Und Sie entlasten sich und Ihre Mitarbeiter, weil sie den Sekretariats- und Telefonservice nicht mehr „nebenher“ erledigen müssen.

Was sich für den Laien einfach anhört – jemand nimmt einen Anruf entgegen und kontaktiert Kunden –, wird im Tagesgeschäft nämlich oft zur außergewöhnlichen Belastung. Für kleine Unternehmen, die sich einen ständigen Sekretariatsservice oder Büroservice nicht leisten können. Oder für mittelständische Unternehmen, in denen Erreichbarkeit und damit der Telefonservice zu den wichtigen Wettbewerbsvorteilen zählen.

Dabei ist der Sekretariats- und Telefonservice entgegen geläufiger Annahmen keineswegs ein Notbehelf. Viele Unternehmen verzichten gegenwärtig bewusst auf einen eigenen Telefonservice, um Kosten für Personal, Räumlichkeiten und das erforderliche Equipment zu sparen. Professionelle Mitarbeiter nehmen dann als externer Sekretariatsservice Anrufe und Daten entgegen.

Schließlich ist jeder Anruf wichtig – gleich, ob es sich um einen eingehenden oder einen ausgehenden Anruf handelt. Und aus genau diesem Grund wird der Telefonservice auch als Sekretariatsservice bezeichnet. Denn am Telefon

  • repräsentieren unsere Mitarbeiter Ihr Unternehmen auf freundliche, kompetente und kenntnisreiche Weise.
  • beraten, informieren, betreuen wir Ihre Kunden.
  • nimmt der Sekretariatsservice Bestellungen entgegen oder Terminierungen vor.
  • dokumentieren wir sorgfältig alle Anrufe, Anliegen und Daten der Kunden, damit wir Ihnen diese anschließend zur Verfügung stellen können.
  • erheben wir den Bedarf von Kunden oder erfragen wir Feedback.
  • informieren wir Ihre Geschäftspartner über neue Angebote oder Produkterweiterungen.
  • geht unser Sekretariatsservice auf alle Anliegen geduldig ein und leitet Anrufer gegebenenfalls zu den zuständigen Gesprächspartnern weiter.

Sekretariatsservice und Telefonservice sind damit kein Büroservice im Sinne eines Schreibservices. Dennoch entfällt durch die Nutzung auch viel Schreibarbeit, da Sie zum einen alle Gesprächsnotizen und Aufzeichnungen von uns erhalten. Zum anderen steigern Sie Ihre Erreichbarkeit, was bedeutet: Sind Sie direkt erreichbar, greifen viele Kunden lieber zum Telefon, anstatt sich schriftlich bei Ihnen zu melden.

Nimmt ein Büroservice Anrufe entgegen, sinkt daher der Aufwand für die Beantwortung von E-Mails oder postalischen Anfragen. Und auch der Kunde hat das Gefühl, schneller mit seinen Anliegen durchzukommen. Denn ein Großteil der täglichen Kommunikation lässt sich durch einen Anruf per Telefon schneller und einfacher erledigen.

Wie arbeitet ein Sekretariats- und Telefonservice?

Allerdings muss der gewählte Sekretariatsservice oder Telefonservice einige Voraussetzungen erfüllen, um alle anfallenden Tätigkeiten zufriedenstellend erledigen zu können. Dazu gehören klare Absprachen bezüglich der Ziele und Mitarbeiter, die über hohe kommunikative Kompetenzen am Telefon verfügen. Auch müssen alle Beteiligten sich in die Unternehmensbelange hineindenken können. Ohne klare Konzeption ist dies nicht erreichbar.

Als erfahrener Telefonservice beschäftigen wir ausschließlich geschultes Personal, das diesen und weiteren Anforderungen im höchsten Maße gerecht wird. Unsere Mitarbeiter melden sich im Namen Ihres Unternehmens, erfragen Anliegen, klären Missverständnisse und erfassen rasch, worum es beim jeweiligen Anruf geht. Darüber hinaus sind sie in der Lage,

  • Ihr Angebot oder Ihre Dienstleistung angemessen zu präsentieren.
  • eindeutige und umfassende Gesprächsnotizen anzufertigen, die für sich selbst sprechen.
  • die jeweils erforderlichen Informationen oder Auskünfte klar zu übermitteln.
  • Terminierungen sachgerecht vorzunehmen und zu koordinieren.
  • ruhig und konzentriert zuzuhören, sodass der Anrufer sich wirklich gehört fühlt.
  • alle Inbound- und Outbound-Telefonate den jeweiligen Zielsetzungen folgend durchzuführen.

Nehmen unsere Mitarbeiter Telefonate entgegen, sichern sie also viel mehr als Ihre Erreichbarkeit. Sie tragen zum guten Image Ihres Unternehmens bei.
Zu den Besonderheiten, auf die Sie beim Telefonservice Hannover zählen können, gehört, dass wir auf den Büroservice für KMU spezialisiert sind. Unser Personal nimmt Anrufe in einer ruhigen und störungsfreien Atmosphäre entgegen. Alle Aktionen werden sorgfältig dokumentiert und auf diese Weise wird verhindert, dass Informationen verlorengehen.

Tagesaktuell erhalten Sie zudem Reports und wir weisen Sie optional auf Anrufe und Aktivitäten per SMS oder E-Mail hin. So können Sie und Ihre Angestellten wichtige Aufgaben ohne Unterbrechungen erledigen oder Meetings ohne ständig klingelndes Telefon abhalten. Und dennoch ist der Informationsfluss sichergestellt, sodass auch interne Prozesse wie die Vermittlung von Daten durch einen Sekretariatsservice optimierbar sind.

Ob Sie also aktuell unter einer Flut an telefonischen Anfragen ersticken oder ob Sie den Telefonservice nur selten benötigen: Unser Sekretariatsservice lässt sich im für Sie richtigen Maß buchen und nutzen.

Und das Beste: Sie müssen sich vorab nicht für ein Anruf-Volumen entscheiden, sondern bezahlen nur die Leistungen, die tatsächlich angefallen sind.
Erreichbarkeit sichern, Informationsflüsse steuern, Aufgaben sinnvoll delegieren: Das sind zusammengefasst die Vorteile von Sekretariats- und Telefonservice. Immer vorausgesetzt, dass dieser wichtige Merkmale erfüllt.

Welche Merkmale sind bei einem Sekretariats- und Telefonservice wichtig?

Ein Telefonservice übernimmt alle Tätigkeiten, die sich telefonisch und ohne „Prokura“ erledigen lassen. Ein Sekretariatsservice kann ergänzend weitere Aufgaben ausführen wie beispielsweise die Koordinierung wichtiger Termine oder das Führen einer Agenda für Vertrieb und Außendienst. Der Service kann dauerhaft oder vorübergehend flexibel genutzt werden.

Damit er sich als sinnvoll erweist, müssen bestimmte Merkmale erfüllt sein. Auf einige haben wir bereits verwiesen, möchten sie an dieser Stelle aber noch einmal hervorheben, da sie über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Beauftragen Sie einen externen Telefonservice achten Sie auf die folgenden Merkmale:

  • Der Telefonservice beschäftigt geschulte und kompetente Mitarbeiter.
  • Der Sekretariatsservice setzt sich intensiv mit Ihrem Unternehmen auseinander, sodass am Telefon qualifizierte Auskünfte gegeben werden können. Er kennt die jeweiligen Abläufe und Ansprechpartner für bestimmte Anliegen.
  • Das Umfeld, in dem telefoniert wird, ist ruhig und ohne die störenden Hintergrundgeräusche, wie sie so typisch für Call-Center sind. Der Anrufer soll den Eindruck haben, direkt mit Ihrem Unternehmen verbunden zu sein.
  • Zum Service gehört, dass alle Daten der Anrufer strukturiert und klar erfasst und weitergeleitet werden.
  • Der gesamte Service ist in der Lage, sowohl sekretariatsübliche Anrufe zu tätigen als auch Marketingaufgaben zu übernehmen.

Ziele und Aufgabenbeschreibungen werden klar definiert und realisiert. Dazu gehört in erster Linie, dass jeder Einzelne im Service

  • dafür sorgt, dass Sie für Neukunden und Bestandskunden gut erreichbar sind.
  • Aufträge zu generieren und zu sichern vermag.
  • Anrufer freundlich, geduldig, zugewandt und kompetent berät.
  • alle Aktivitäten einwandfrei dokumentiert und übermittelt.

Büroservices und Telefonservices unterscheiden sich in puncto Gesprächsqualität. Darüber hinaus existieren unterschiedliche Abrechnungsmodelle. Interessieren Sie sich für einen Service, stellen Sie daher sicher, dass Sie über alle tatsächlich anfallenden Kosten informiert sind. Gern erstellen wir Ihnen schriftlich und verbindlich ein transparentes, individuelles Angebot.

Vorteile eines Sekretariats- und Telefonservice für Ihre Kunden

Sind Sie am Telefon gut erreichbar, nehmen Ihre Kunden und Geschäftspartner dies als Vorteil wahr. Privatkunden erhalten unverzüglich die benötigten Informationen und können sich persönlich davon überzeugen, dass der Service hält, was er verspricht.

Geschäftskunden können rasch Bestellungen aufgeben oder Termine vereinbaren. Private Bestandskunden schätzen es, wenn Sie auch am Telefon die Bindung aufrechterhalten. So ist allen gedient und alle ersparen sich den Aufwand, den die schriftliche Kommunikation mit sich bringt.

Darüber hinaus kann der Umstand, dass Sie jederzeit erreichbar sind, für Kunden einen finanziellen Gegenwert darstellen. Er erspart sich Anreisen, die für ein direktes Gespräch erforderlich wären, nimmt auf Ihrer Seite niemand Anrufe entgegen. Da sich der Service zudem flexibel an die jeweilige Auftragslage anpassen lässt, können Sie die Zahl der Mitarbeiter beliebig erhöhen oder verringern. Ganz so, dass alle Anrufer jederzeit zu ihrem Recht kommen.

Die Digitalisierung aller Geschäftsprozesse hat es mit sich gebracht, dass Verbraucher einen Rundum-Service erwarten. Gleichzeitig sind gerade neue Interessenten oft verunsichert, ob es sich bei einem Unternehmen um einen seriösen Geschäftspartner handelt. Kommen Sie diesen Interessenten entgegen, indem Sie Ihre Erreichbarkeit per Telefon über die Geschäftszeiten hinaus sichern und erweitern.

Warum profitiert Ihr Unternehmen von einem Sekretariats- und Telefonservice?

Haben Sie unseren Ratgeber zum Thema Sekretariats- und Telefonservice bis hierhin gelesen, sind Ihnen die Vorteile dieser Serviceleistung längst klar. In erster Linie geht es darum,

  • interne Prozesse zu optimieren,
  • Kundenbindungen zu intensivieren und Neukunden zu generieren,
  • Ihre Mitarbeiter zu entlasten und Aufgaben flexibel zu delegieren.
    Möglich wird dies, indem Sie einen klug konzipierten Service nutzen, der
  • Ihre Erreichbarkeit sichert.
  • Informationen in beide Richtungen klar und sorgfältig dokumentiert und weiterleitet.
  • sich mit den Anliegen Ihrer Anrufer kompetent und zugewandt befasst.
  • die Vorteile und Alleinstellungsmerkmale Ihres Unternehmens und Ihres Angebots überzeugend kommunizieren kann.

Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot, passend zu Ihrem Bedarf. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.