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SEKRETARIATS- UND TELEFONSERVICE – WAS MACHT ER ÜBERHAUPT?

Zu den Schwerpunktaufgaben von Sekretariats- und Telefonservice gehört es, weitergeleitete Anrufe anzunehmen. Dadurch sichern Sie die ausgezeichnete Erreichbarkeit, die Kunden heute von Ihnen erwarten. Und Sie entlasten sich und Ihre Mitarbeiter, weil sie den Sekretariats- und Telefonservice nicht mehr „nebenher“ erledigen müssen.

Dabei ist der Sekretariats- und Telefonservice entgegen geläufiger Annahmen keineswegs ein Notbehelf. Viele Unternehmen verzichten gegenwärtig bewusst auf einen eigenen Telefonservice, um Kosten für Personal, Räumlichkeiten und das erforderliche Equipment zu sparen. Professionelle Mitarbeiter nehmen dann als externer Sekretariatsservice Anrufe und Daten entgegen.

Schließlich ist jeder Anruf wichtig – gleich, ob es sich um einen eingehenden oder einen ausgehenden Anruf handelt. Und aus genau diesem Grund wird der Telefonservice auch als Sekretariatsservice bezeichnet. Denn am Telefon

  • repräsentieren unsere Mitarbeiter Ihr Unternehmen auf freundliche, kompetente und kenntnisreiche Weise.
  • beraten, informieren, betreuen wir Ihre Kunden.
  • nimmt der Sekretariatsservice Bestellungen entgegen oder Terminierungen vor.
  • dokumentieren wir sorgfältig alle Anrufe, Anliegen und Daten der Kunden, damit wir Ihnen diese anschließend zur Verfügung stellen können.
  • erheben wir den Bedarf von Kunden oder erfragen wir Feedback.
  • informieren wir Ihre Geschäftspartner über neue Angebote oder Produkterweiterungen.
  • geht unser Sekretariatsservice auf alle Anliegen geduldig ein und leitet Anrufer gegebenenfalls zu den zuständigen Gesprächspartnern weiter.

Sekretariatsservice und Telefonservice sind damit kein Büroservice im Sinne eines Schreibservices. Dennoch entfällt durch die Nutzung auch viel Schreibarbeit, da Sie zum einen alle Gesprächsnotizen und Aufzeichnungen von uns erhalten. Zum anderen steigern Sie Ihre Erreichbarkeit, was bedeutet: Sind Sie direkt erreichbar, greifen viele Kunden lieber zum Telefon, anstatt sich schriftlich bei Ihnen zu melden.

Nimmt ein Büroservice Anrufe entgegen, sinkt daher der Aufwand für die Beantwortung von E-Mails oder postalischen Anfragen. Und auch der Kunde hat das Gefühl, schneller mit seinen Anliegen durchzukommen. Denn ein Großteil der täglichen Kommunikation lässt sich durch einen Anruf per Telefon schneller und einfacher erledigen.

WIE ARBEITET EIN SEKRETARIATS- UND TELEFONSERVICE?

Allerdings muss der gewählte Sekretariatsservice oder Telefonservice einige Voraussetzungen erfüllen, um alle anfallenden Tätigkeiten zufriedenstellend erledigen zu können. Dazu gehören klare Absprachen bezüglich der Ziele und Mitarbeiter, die über hohe kommunikative Kompetenzen am Telefon verfügen. Auch müssen alle Beteiligten sich in die Unternehmensbelange hineindenken können. Ohne klare Konzeption ist dies nicht erreichbar.

Als erfahrener Telefonservice beschäftigen wir ausschließlich geschultes Personal, das diesen und weiteren Anforderungen im höchsten Maße gerecht wird. Unsere Mitarbeiter melden sich im Namen Ihres Unternehmens, erfragen Anliegen, klären Missverständnisse und erfassen rasch, worum es beim jeweiligen Anruf geht. Darüber hinaus sind sie in der Lage,

  • Ihr Angebot oder Ihre Dienstleistung angemessen zu präsentieren.
  • eindeutige und umfassende Gesprächsnotizen anzufertigen, die für sich selbst sprechen.
  • die jeweils erforderlichen Informationen oder Auskünfte klar zu übermitteln.
  • Terminierungen sachgerecht vorzunehmen und zu koordinieren.
  • ruhig und konzentriert zuzuhören, sodass der Anrufer sich wirklich gehört fühlt.
  • alle Inbound- und Outbound-Telefonate den jeweiligen Zielsetzungen folgend durchzuführen.

ERREICHBARKEIT ERHÖHEN

Verpassen Sie nie wieder einen Anruf

Erreichbarkeit erhöhen

Verpassen Sie nie wieder einen Anruf

KUNDENZUFRIEDENHEIT ERHÖHEN

Ihre Kunden werden es Ihnen Danken

Kundenzufriedenheit erhöhen

Ihre Kunden werden es Ihnen  Danken

Nehmen unsere Mitarbeiter Telefonate entgegen, sichern sie also viel mehr als Ihre Erreichbarkeit. Sie tragen zum guten Image Ihres Unternehmens bei.
Zu den Besonderheiten, auf die Sie beim Telefonservice Hannover zählen können, gehört, dass wir auf den Büroservice für KMU spezialisiert sind. Unser Personal nimmt Anrufe in einer ruhigen und störungsfreien Atmosphäre entgegen. Alle Aktionen werden sorgfältig dokumentiert und auf diese Weise wird verhindert, dass Informationen verlorengehen.

Tagesaktuell erhalten Sie zudem Reports und wir weisen Sie optional auf Anrufe und Aktivitäten per SMS oder E-Mail hin. So können Sie und Ihre Angestellten wichtige Aufgaben ohne Unterbrechungen erledigen oder Meetings ohne ständig klingelndes Telefon abhalten. Und dennoch ist der Informationsfluss sichergestellt, sodass auch interne Prozesse wie die Vermittlung von Daten durch einen Sekretariatsservice optimierbar sind.

Ob Sie also aktuell unter einer Flut an telefonischen Anfragen ersticken oder ob Sie den Telefonservice nur selten benötigen: Unser Sekretariatsservice lässt sich im für Sie richtigen Maß buchen und nutzen.

Und das Beste: Sie müssen sich vorab nicht für ein Anruf-Volumen entscheiden, sondern bezahlen nur die Leistungen, die tatsächlich angefallen sind.
Erreichbarkeit sichern, Informationsflüsse steuern, Aufgaben sinnvoll delegieren: Das sind zusammengefasst die Vorteile von Sekretariats- und Telefonservice. Immer vorausgesetzt, dass dieser wichtige Merkmale erfüllt.

IN 3 EINFACHEN SCHRITTEN ZUM ONLINE SEKRETARIAT

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1. Formular ausfüllen

w

2. Rückruf erhalten

N

3. Gratis Monat beginnen

WELCHE MERKMALE SIND BEI EINEM SEKRETARIATS- UND TELEFONSERVICE WICHTIG?

Ein Telefonservice übernimmt alle Tätigkeiten, die sich telefonisch und ohne „Prokura“ erledigen lassen. Ein Sekretariatsservice kann ergänzend weitere Aufgaben ausführen wie beispielsweise die Koordinierung wichtiger Termine oder das Führen einer Agenda für Vertrieb und Außendienst. Der Service kann dauerhaft oder vorübergehend flexibel genutzt werden.

Damit er sich als sinnvoll erweist, müssen bestimmte Merkmale erfüllt sein. Auf einige haben wir bereits verwiesen, möchten sie an dieser Stelle aber noch einmal hervorheben, da sie über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Beauftragen Sie einen externen Telefonservice achten Sie auf die folgenden Merkmale:

  • Der Telefonservice beschäftigt geschulte und kompetente Mitarbeiter.
  • Der Sekretariatsservice setzt sich intensiv mit Ihrem Unternehmen auseinander, sodass am Telefon qualifizierte Auskünfte gegeben werden können. Er kennt die jeweiligen Abläufe und Ansprechpartner für bestimmte Anliegen.
  • Das Umfeld, in dem telefoniert wird, ist ruhig und ohne die störenden Hintergrundgeräusche, wie sie so typisch für Call-Center sind. Der Anrufer soll den Eindruck haben, direkt mit Ihrem Unternehmen verbunden zu sein.
  • Zum Service gehört, dass alle Daten der Anrufer strukturiert und klar erfasst und weitergeleitet werden.
  • Der gesamte Service ist in der Lage, sowohl sekretariatsübliche Anrufe zu tätigen als auch Marketingaufgaben zu übernehmen.

Ziele und Aufgabenbeschreibungen werden klar definiert und realisiert. Dazu gehört in erster Linie, dass jeder Einzelne im Service

  • dafür sorgt, dass Sie für Neukunden und Bestandskunden gut erreichbar sind.
  • Aufträge zu generieren und zu sichern vermag.
  • Anrufer freundlich, geduldig, zugewandt und kompetent berät.
  • alle Aktivitäten einwandfrei dokumentiert und übermittelt.

Büroservices und Telefonservices unterscheiden sich in puncto Gesprächsqualität. Darüber hinaus existieren unterschiedliche Abrechnungsmodelle. Interessieren Sie sich für einen Service, stellen Sie daher sicher, dass Sie über alle tatsächlich anfallenden Kosten informiert sind. Gern erstellen wir Ihnen schriftlich ein transparentes und individuelles Angebot.

VORTEILE EINES SEKRETARIATS- UND TELEFONSERVICE FÜR IHRE KUNDEN

ZEIT SPAREN

Sie und Ihre Mitarbeiter werden nicht mehr gestört

zeit sparen

Sie und Ihre Mitarbeiter werden nicht mehr gestört

MITARBEITER ENTLASTEN

Wir übernehmen den Telefondienst für Sie und Ihrer Mitarbeiter

MITARBEITER ENTLASTEN

Wir übernehmen den Telefondienst für Sie und Ihrer Mitarbeiter

Sind Sie am Telefon gut erreichbar, nehmen Ihre Kunden und Geschäftspartner dies als Vorteil wahr. Privatkunden erhalten unverzüglich die benötigten Informationen und können sich persönlich davon überzeugen, dass der Service hält, was er verspricht.

Geschäftskunden können rasch Bestellungen aufgeben oder Termine vereinbaren. Private Bestandskunden schätzen es, wenn Sie auch am Telefon die Bindung aufrechterhalten. So ist allen gedient und alle ersparen sich den Aufwand, den die schriftliche Kommunikation mit sich bringt.

 

Darüber hinaus kann der Umstand, dass Sie jederzeit erreichbar sind, für Kunden einen finanziellen Gegenwert darstellen. Er erspart sich Anreisen, die für ein direktes Gespräch erforderlich wären, nimmt auf Ihrer Seite niemand Anrufe entgegen. Da sich der Service zudem flexibel an die jeweilige Auftragslage anpassen lässt, können Sie die Zahl der Mitarbeiter beliebig erhöhen oder verringern. Ganz so, dass alle Anrufer jederzeit zu ihrem Recht kommen.

Die Digitalisierung aller Geschäftsprozesse hat es mit sich gebracht, dass Verbraucher einen Rundum-Service erwarten. Gleichzeitig sind gerade neue Interessenten oft verunsichert, ob es sich bei einem Unternehmen um einen seriösen Geschäftspartner handelt. Kommen Sie diesen Interessenten entgegen, indem Sie Ihre Erreichbarkeit per Telefon über die Geschäftszeiten hinaus sichern und erweitern.

WARUM PROFITIERT IHR UNTERNEHMEN VON EINEM SEKRETARIATS- UND TELEFONSERVICE?

Haben Sie unseren Ratgeber zum Thema Sekretariats- und Telefonservice bis hierhin gelesen, sind Ihnen die Vorteile dieser Serviceleistung längst klar. In erster Linie geht es darum,

  • interne Prozesse zu optimieren,
  • Kundenbindungen zu intensivieren und Neukunden zu generieren,
  • Ihre Mitarbeiter zu entlasten und Aufgaben flexibel zu delegieren.
    Möglich wird dies, indem Sie einen klug konzipierten Service nutzen, der
  • Ihre Erreichbarkeit sichert.
  • Informationen in beide Richtungen klar und sorgfältig dokumentiert und weiterleitet.
  • sich mit den Anliegen Ihrer Anrufer kompetent und zugewandt befasst.
  • die Vorteile und Alleinstellungsmerkmale Ihres Unternehmens und Ihres Angebots überzeugend kommunizieren kann.

Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot, passend zu Ihrem Bedarf. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.

Lassen Sie hier Ihr individuelles Angebot konifgurieren!

Warum wollen Kunden Erreichbarkeit rund um die Uhr?

Seit der Millenniumswende ist der Zusatz „24“ aus den Namensgebungen von Onlineshops kaum noch wegzudenken. Wer sich einen modernen, kundenfreundlichen Anstrich geben will, nennt sein Unternehmen eben Unternehmen24 und signalisiert damit, dass man rund um die Uhr auf Kundenkontakte eingestellt ist. Gleichzeitig reißen die Diskussionen um die gesundheitlichen Schäden nicht ab, die das Gefühl, jederzeit erreichbar sein zu müssen, mit sich bringt.

Verantwortungsbewusste Unternehmer müssen also sorgfältig abwägen. Einerseits sehen sie sich in der Pflicht, ihre Mitarbeiter nicht zu überfordern. Dazu gehört, dass die Arbeitsbelastung ein gewisses Maß nicht übersteigt. Und dass in der Freizeit keine Anrufe von Kunden entgegengenommen werden müssen. Andererseits müssen sie ihren Kunden und Geschäftspartnern entgegenkommen, damit die Auftragslage auch morgen noch stimmt.

Denn auch in diesem Punkt stehen sie dem Unternehmen und ihren Mitarbeitern gegenüber in der Pflicht. Bleibt die Alternative, mehr Personal einzustellen, als für gewöhnlich benötigt wird: Um auch Spitzen-, Urlaubs- und Krankheitszeiten jederzeit ausgleichen zu können. Doch dürfte dies für die meisten Betriebe aufgrund der hohen Kosten nicht infrage kommen.

Aber ist eine Erreichbarkeit für Anrufe rund um die Uhr überhaupt erforderlich? Welche Kunden erwarten dies und welchen Sinn sollte das haben? Tatsächlich lässt sich sagen: Die Digitalisierung hat das Verhalten und die Erwartungen von Verbrauchern stark verändert. Wer gestern noch an Ladenöffnungszeiten gebunden war, kann heute auch um Mitternacht shoppen gehen. Nur: Niemand erwartet, dass die Waren zum gleichen Zeitpunkt ausgeliefert werden.

Erreichbarkeit ist ein Wettbewerbsfaktor geworden, heißt es gegenwärtig oft. Das stimmt. Aber für die meisten Branchen dürfte es ausreichen, wenn Anrufer auf einen Ansprechpartner treffen, der ihnen Auskunft auf dringende Fragen gibt, eine Bestellung annimmt oder ein Anliegen „zeitnah“ weiterleitet. Das sind beispielsweise Kunden, die selbst unregelmäßige Arbeitszeiten haben und sich daher an die üblichen Geschäftszeiten nicht halten können. Menschen, die lieber in Ruhe und nach Arbeitsschluss mit einem Mitarbeiter Ihres Unternehmens sprechen möchten. Oder Kunden aus anderen Ländern und Zeitzonen.

Sekretariatsservice sichert Erreichbarkeit

Ob eine ständige Erreichbarkeit für Ihren Service also wirklich für 24 Stunden am Tag notwendig ist, hängt von Ihrer Branche und Ihren Kunden ab. In den meisten Fällen dürfte es ausreichen, die Erreichbarkeit während der Geschäftszeiten zu sichern und sie durch einen Sekretariatsservice zu erweitern.

Die Vorteile, die ein Sekretariatsservice gegenüber anderen Lösungen bietet, liegen auf der Hand. Sie benötigen weder zusätzliches Personal noch Räumlichkeiten in Form eines eigenen office oder eine neue Telefonanlage. Stattdessen richten wir einfach eine Rufumleitung ein, die für Ihr Unternehmen reserviert ist. Geht ein Anruf für Sie ein, nehmen Sie selbst an oder lassen ihn automatisch an unsere Sekretariatsdienste weiterleiten. In unserem Center bespricht ein Mitarbeiter des Telefonservices, der Ihr Unternehmen gut kennt, Fragen und Anliegen mit dem Anrufer. Anschließend erhalten Sie auf dem von Ihnen gewünschten Weg (z.B. per SMS oder E-Mail) eine Gesprächsnotiz zugesandt.

Neben der Arbeitsentlastung, die ein externer Sekretariatsservice bietet, hat diese Vorgehensweise weitere positive Effekte. Der Kunde nimmt an, dass er mit einem Mitarbeiter vom Service Ihres Unternehmens gesprochen hat. Aufgrund des professionellen Gesprächsverhaltens unserer Mitarbeiter bemerkt er zudem, dass er ernst genommen wird und sein Anliegen Gehör findet. Und Sie oder die jeweils zuständigen Personen wissen dank unseres Sekretariatsservices schon vorab, mit welchem Anliegen der Kunde angerufen hat. Was sich insbesondere bei schwierigen Gesprächen oder Verhandlungen als vorteilhaft erweist.

 

Das sind die drei großen Vorteilsversprechen, die wir Ihnen als professioneller Telefon- und Sekretariatsservice garantieren:

  • Die eigene Erreichbarkeit zuverlässig erhöhen,
  • professionelle Kundengespräche führen (lassen) und
  • nur den Service bezahlen, der tatsächlich genutzt wurde,

Gern schnüren wir darüber hinaus mit Ihnen ein individuelles Angebotsbündel aus, das Sie jederzeit kündigen oder flexibel umgestalten können. Rufen Sie uns einfach an – wir freuen uns, für Sie tätig werden zu dürfen!

SICHERN SIE SICH HIER IHREN GRATIS MONAT TELEFONSERVICE

In 3 Schritten zum Telefonservice

  1.  Formular ausfüllen
  2.  Rückruf erhalten
  3.  Gratis Monat beginnen

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