Telefonservice Köln –
Professionell & zuverlässig
In kleinen Betrieben im Handwerk und Werkstätten, bei Freiberuflern oder Selbstständigen sowie in Praxen der behandelnden Berufe müssen oft wenige Kollegen viele verschiedene Aufgaben lösen. Anrufe können sie daher beispielsweise wegen Kundenterminen oft nicht annehmen. Oder das schrillende Telefon unterbricht die Konzentration auf eine wichtige Arbeit. Ihr Telefonservice für Köln steht in solchen Fällen professionell und serviceorientiert für Ihre Anrufer bereit!
Ein Telefonservice ist entgegen geläufiger Annahmen keineswegs ein Notbehelf. Viele Unternehmen verzichten gegenwärtig bewusst auf einen eigenen Telefonservice, um Kosten für Personal, Räumlichkeiten und das erforderliche Equipment zu sparen. Professionelle Mitarbeiter nehmen dann als externer Telefonservice Anrufe und Daten entgegen.
Schließlich ist jeder Anruf wichtig – gleich, ob es sich um einen eingehenden oder einen ausgehenden Anruf handelt. Denn am Telefon
- repräsentieren unsere Mitarbeiter Ihr Unternehmen auf freundliche, kompetente und kenntnisreiche Weise.
- beraten, informieren, betreuen wir Ihre Kunden.
- nimmt der Telefonservice Bestellungen entgegen oder Terminierungen vor.
- dokumentieren wir sorgfältig alle Anrufe, Anliegen und Daten der Kunden, damit wir Ihnen diese anschließend zur Verfügung stellen können.
- erheben wir den Bedarf von Kunden oder erfragen wir Feedback.
- informieren wir Ihre Geschäftspartner über neue Angebote oder Produkterweiterungen.
- geht unser Telefonservice auf alle Anliegen geduldig ein und leitet Anrufer gegebenenfalls zu den zuständigen Gesprächspartnern weiter.
Ein Telefonservice ist damit kein Büroservice im Sinne eines Schreibservices. Dennoch entfällt durch die Nutzung auch viel Schreibarbeit, da Sie zum einen alle Gesprächsnotizen und Aufzeichnungen von uns erhalten. Zum anderen steigern Sie Ihre Erreichbarkeit, was bedeutet: Sind Sie direkt erreichbar, greifen viele Kunden lieber zum Telefon, anstatt sich schriftlich bei Ihnen zu melden.
Nimmt ein Büroservice Anrufe entgegen, sinkt daher der Aufwand für die Beantwortung von E-Mails oder postalischen Anfragen. Und auch der Kunde hat das Gefühl, schneller mit seinen Anliegen durchzukommen. Denn ein Großteil der täglichen Kommunikation lässt sich durch einen Anruf per Telefon schneller und einfacher erledigen.
WIE ARBEITET UNSER TELEFONSERVICE?
Ein Sekretariatsservice oder Telefonservice muss einige Voraussetzungen erfüllen, um alle anfallenden Tätigkeiten zufriedenstellend erledigen zu können. Dazu gehören klare Absprachen bezüglich der Ziele und Mitarbeiter, die über hohe kommunikative Kompetenzen am Telefon verfügen. Auch müssen alle Beteiligten sich in die Unternehmensbelange hineindenken können. Ohne klare Konzeption ist dies nicht erreichbar.
Als erfahrener Telefonservice beschäftigen wir ausschließlich geschultes Personal, das diesen und weiteren Anforderungen im höchsten Maße gerecht wird. Unsere Mitarbeiter melden sich im Namen Ihres Unternehmens, erfragen Anliegen, klären Missverständnisse und erfassen rasch, worum es beim jeweiligen Anruf geht. Darüber hinaus sind sie in der Lage,
- Ihr Angebot oder Ihre Dienstleistung angemessen zu präsentieren.
- eindeutige und umfassende Gesprächsnotizen anzufertigen, die für sich selbst sprechen.
- die jeweils erforderlichen Informationen oder Auskünfte klar zu übermitteln.
- Terminierungen sachgerecht vorzunehmen und zu koordinieren.
- ruhig und konzentriert zuzuhören, sodass der Anrufer sich wirklich gehört fühlt.
- alle Inbound- und Outbound-Telefonate den jeweiligen Zielsetzungen folgend durchzuführen.
ERREICHBARKEIT ERHÖHEN
Verpassen Sie nie wieder einen Anruf
Erreichbarkeit erhöhen
Verpassen Sie nie wieder einen Anruf
KUNDENZUFRIEDENHEIT ERHÖHEN
Ihre Kunden werden es Ihnen Danken
Kundenzufriedenheit erhöhen
Ihre Kunden werden es Ihnen Danken
Nehmen unsere Mitarbeiter Telefonate entgegen, sichern sie also viel mehr als Ihre Erreichbarkeit. Sie tragen zum guten Image Ihres Unternehmens bei.
Zu den Besonderheiten, auf die Sie bei unserem Telefonservice zählen können, gehört, dass wir auf den Büroservice für KMU spezialisiert sind. Unser Personal nimmt Anrufe in einer ruhigen und störungsfreien Atmosphäre entgegen. Alle Aktionen werden sorgfältig dokumentiert und auf diese Weise wird verhindert, dass Informationen verlorengehen.Tagesaktuell erhalten Sie zudem Reports und wir weisen Sie optional auf Anrufe und Aktivitäten per SMS oder E-Mail hin. So können Sie und Ihre Angestellten wichtige Aufgaben ohne Unterbrechungen erledigen oder Meetings ohne ständig klingelndes Telefon abhalten. Und dennoch ist der Informationsfluss sichergestellt, sodass auch interne Prozesse wie die Vermittlung von Daten durch einen Sekretariatsservice optimierbar sind.
Ob Sie also aktuell unter einer Flut an telefonischen Anfragen ersticken oder ob Sie den Telefonservice nur selten benötigen: Unser Sekretariatsservice lässt sich im für Sie richtigen Maß buchen und nutzen.
Und das Beste: Sie müssen sich vorab nicht für ein Anruf-Volumen entscheiden, sondern bezahlen nur die Leistungen, die tatsächlich angefallen sind.
Erreichbarkeit sichern, Informationsflüsse steuern, Aufgaben sinnvoll delegieren: Das sind zusammengefasst die Vorteile von unserem Sekretariats- und Telefonservice.
IN 3 EINFACHEN SCHRITTEN ZUM ONLINE SEKRETARIAT
1. Formular ausfüllen
2. Rückruf erhalten
3. Gratis Monat beginnen
WARUM KUNDEN UNSEREN SERVICE SCHÄTZEN
ZEIT SPAREN
Sie und Ihre Mitarbeiter werden nicht mehr gestört
zeit sparen
Sie und Ihre Mitarbeiter werden nicht mehr gestört
MITARBEITER ENTLASTEN
Wir übernehmen den Telefondienst für Sie und Ihrer Mitarbeiter
MITARBEITER ENTLASTEN
Wir übernehmen den Telefondienst für Sie und Ihrer Mitarbeiter
Sind Sie am Telefon gut erreichbar, nehmen Ihre Kunden und Geschäftspartner dies als Vorteil wahr. Privatkunden erhalten unverzüglich die benötigten Informationen und können sich persönlich davon überzeugen, dass der Service hält, was er verspricht.
Geschäftskunden können rasch Bestellungen aufgeben oder Termine vereinbaren. Private Bestandskunden schätzen es, wenn Sie auch am Telefon die Bindung aufrechterhalten. So ist allen gedient und alle ersparen sich den Aufwand, den die schriftliche Kommunikation mit sich bringt.
Darüber hinaus kann der Umstand, dass Sie jederzeit erreichbar sind, für Kunden einen finanziellen Gegenwert darstellen. Er erspart sich Anreisen, die für ein direktes Gespräch erforderlich wären, nimmt auf Ihrer Seite niemand Anrufe entgegen. Da sich der Service zudem flexibel an die jeweilige Auftragslage anpassen lässt, können Sie die Zahl der Mitarbeiter beliebig erhöhen oder verringern. Ganz so, dass alle Anrufer jederzeit zu ihrem Recht kommen.
Die Digitalisierung aller Geschäftsprozesse hat es mit sich gebracht, dass Verbraucher einen Rundum-Service erwarten. Gleichzeitig sind gerade neue Interessenten oft verunsichert, ob es sich bei einem Unternehmen um einen seriösen Geschäftspartner handelt. Kommen Sie diesen Interessenten entgegen, indem Sie Ihre Erreichbarkeit per Telefon über die Geschäftszeiten hinaus sichern und erweitern.
Lassen Sie hier Ihr individuelles Angebot konifgurieren!
In 3 Schritten zum Telefonservice
- Formular ausfüllen
- Rückruf erhalten
- Gratis Monat beginnen
Häufig gestellte Fragen
Was macht ein Telefonservice in Köln überhaupt?
Unsere Anrufannahme für Unternehmen in Köln funktioniert wie ein externer Kundenservice oder telefonischer Empfang. Sie stellen Ihre Anrufe an unsern Büroservice weiter. Wenn Kunden, Lieferanten oder andere Geschäftspartner Ihre Nummer wählen, werden Sie von einem kompetenten und freundlichen Mitarbeiter begrüßt und bedient. Unsere Kollegen arbeiten in kleinen Teams und ruhiger Atmosphäre, sodass Ihre Anrufer keine störenden Hintergrundgeräusche vernehmen können. Zu Beginn unserer Zusammenarbeit verschaffen wir uns einen gründlichen Einblick in Ihr Unternehmen. Die Kollegen, die Ihre Anrufe entgegennehmen sollen, werden entsprechend Ihrer Wünsche geschult. Sie erfahren etwa, an welche Ansprechpartner bestimmte Anrufer gegebenenfalls weitergeleitet werden sollen. Außerdem befassen sich unsere Mitarbeiter mit Ihren Produkten und Dienstleistungen, um Ihre Kunden bei Bedarf auf bestimmte Angebote aufmerksam machen zu können. Ihr Telefonservice in Köln kann auch für Bestellannahmen und Terminbuchungen sorgen.
Mit anderen Worten: Ihr Telefonservice für Köln beantwortet Ihre Telefonanrufe als wäre ein Mitarbeiter Ihrer Firma am anderen Ende der Leitung. Eine individuelle, externe Anrufannahme lohnt sich vor allem für Selbstständige und Freiberufler, mittelständische Unternehmen aus der Industrie, Handwerker und Werkstätten, Werbe- und Webdesignagenturen sowie Physiotherapeuten, Chiropraktiker, Logopäden usw.
Welche Leistungen bietet unser Telefonservice in Köln?
Wenn Sie unseren Büro Service mit der Beantwortung Ihrer Anrufe beauftragen, haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Leistungen. Sie können sich für die gelegentliche Übernahme Ihrer Leitung mit der Weitergabe von grundlegenden Informationen entscheiden. Sie haben aber auch die Möglichkeit, uns ständig Ihre Telefonanrufe entgegennehmen und nur jene an Sie persönlich weiterleiten zu lassen, die Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit erfordern. Nutzen Sie uns damit als professionelles, externes Sekretariat mit eingehendem Wissen über Ihre Produkte und Prozesse. Unsere Leistungen im Überblick:
- Annahme von Anrufen mit einer ständigen Erreichbarkeit von über 95 Prozent für Ihre Kunden und andere Geschäftspartner
- Erteilung von Auskünften zu Ihrem Unternehmen, Ihren Öffnungszeiten, der persönlichen Erreichbarkeit von Ansprechpartnern, der Verfügbarkeit von Produkten oder Hinweise auf Online-Shop oder Homepage
- Warenbestellungen mit sorgfältiger Aufnahme gewünschter Artikel und Lieferadresse, sodass möglichst keine Rückrufe mehr nötig sind
- Terminbuchungen von Patienten oder Kunden. Damit füllen wir Ihren Kalender nach Ihren Vorgaben, während Sie mit den aktuellen Klienten beschäftigt sind. Ihre Kunden rufen nicht vergebens an, auch wenn Sie hauptsächlich in Kundenterminen beschäftigt sind
- Vermarktung von bestimmten Produkten oder Dienstleistungen im telefonischen Gespräch mit Kunden. Nutzen Sie Anrufe als hervorragende Gelegenheiten, Interessenten direkt auf Ihr Angebot aufmerksam zu machen
- Dokumentation von Gesprächen, damit Sie stets nachvollziehen können, welche Informationen in Ihrem Namen ausgetauscht und welche Vereinbarungen getroffen worden sind
- Weiterleitung von Anrufen in von Ihnen definierten Fällen
- Gegebenenfalls dringende Notifikation von Ansprechpartnern, damit Sie jederzeit wissen, ob eine wichtige Angelegenheit Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordert
Für Sie als Kunde bieten wir eine hohe Erreichbarkeit während Ihrer Öffnungszeiten an, informieren Sie auf Wunsch sofort per E-Mail oder SMS über jeden Anruf und lassen Ihnen selbstverständlich täglich aktuelle Berichte über Ihr Anrufaufkommen zugehen.
Warum Sie von unserem professionellen Telefonservice in Köln profitieren
Aus einer kundenorientierten und kompetenten Anrufannahme ziehen Sie gleich doppelten Nutzen. Einerseits erhalten Ihre Kunden und andere Geschäftspartner, die sich telefonisch melden, erstklassige Bedienung. Das kräftigt das Image Ihres Unternehmens und sorgt für weiterhin hohe Kundenzufriedenheit. Andererseits entlastet Ihr Kölner Telefonservice Sie und Ihre Mitarbeiter. Er bietet Ihnen zudem Möglichkeiten für die Optimierung Ihrer internen Prozesse.
Kunden-Vorteile unseres erfahrenen Telefonservice für Köln:
- Ihr Unternehmen ist telefonisch erreichbar
- Bestimmte Anliegen können sofort geklärt werden
- Manche Dienstleistungen wie Terminbuchung oder Warenbestellung werden, wenn gewünscht, direkt am Telefon erledigt
- Auch zu Stoßzeiten – etwa bei der Durchführung von Werbekampagnen – ist Ihre Firma am Telefon zu erreichen
- Ihr Unternehmen tritt als seriöser Geschäftspartner auf, der sich umgehend um die Anliegen seiner Interessenten kümmert
Unternehmens-Vorteile durch unseren kompetenten Telefonservice in Köln:
- Entlastung des eigenen Teams
- Eliminierung von Unterbrechungen bei der täglichen Arbeit oder Kundenterminen
- Unkomplizierte Erhöhung oder Reduzierung der Kapazitäten beim externen Servicepartner
- Flexibilität beim Bedarf – buchen Sie die Anrufannahme nur, wenn Ihr Personal in ganztägigen Kursen sitzt oder in der gesamten Öffnungszeit
- Sie können den Büroservice als virtuelles Büro in Ihrer Organisation nutzen
- Jederzeit professionelle Kommunikation im Namen Ihres Unternehmens durch geschulte Mitarbeiter beim Telefonservice
- Gründliche Dokumentation aller Gespräche
- Standardmäßige Erstellung von Berichten
Möchten Sie aus den vielen Vorteilen eines Büroservice Köln Nutzen ziehen? Sprechen Sie uns an und erhalten Sie weitere Informationen.