Büroservice Telefonservice für Ihr Unternehmen?

Sie sind auf der Suche nach einem Büroservice Telefonservice für Kunden und andere Anrufer? Dann kennen Sie dieses Szenario im Büro vielleicht: Die Ablage müsste dringend neu geordnet werden, jemand muss das Meeting vorbereiten, das Telefon bimmelt unablässig. Noch dazu mehren sich auf dem Anrufbeantworter die Beschwerden der Anrufer, weil beispielsweise Waren nicht pünktlich eingegangen sind. Und niemand nimmt die Anrufe von Kunden und Geschäftspartnern entgegen.

Wie auch? Welcher Mitarbeiter nimmt freundlich Anrufe im Büro entgegen, während er gleichzeitig den gesamten übrigen Büroservice aufrechterhält? Wer hat Zeit und Geduld, in den Pausen oder zwischen zwei wichtigen Videokonferenzen Kunden am Telefon alle Auftragsdetails zu erläutern? Selbst eine eigene Sekretärin stößt dabei manchmal an Ihre Grenzen.

Verzweifelten Sie schon häufiger, weil der Telefonservice für Kunden entgegen Ihren Vorstellungen zum Erliegen kam? Dann warten Sie nicht länger auf ein Wunder. Ein Büroservice oder Telefonservice kommt Ihren Wünschen und den Anliegen Ihrer Anrufer deutlich besser entgegen.

Schließlich muss es gar nicht erst soweit kommen, dass Büroservice und Telefonservice kurz vor dem Zusammenbruch stehen. Das Telefon kann und soll durch den Büroservice immer besetzt sein. Zu Urlaubs- und Grippezeiten, während oder außerhalb der Geschäftszeiten und auch dann, wenn Sie selbst für alles verantwortlich sind, nimmt er souverän Anrufe entgegen.

Sorgen Sie einfach rechtzeitig dafür, den Büroservice für Anrufer ganz oder teilweise auszulagern, um jederzeit erreichbar zu sein. Zu den von Ihnen festgelegten Zeiten oder rund um die Uhr: Unsere Mitarbeiter nehmen Anrufe Ihrer Kunden und Geschäftspartner am Telefon freundlich, professionell und mit geschultem Know-how entgegen. Ganz so, wie Sie es sich schon immer als Service Ihres Unternehmens gewünscht haben und ganz anders als in einem üblichen Callcenter.

Ein Büroservice Telefonservice ist so gut, wie die Einführung der Mitarbeiter in Ihre Branche beziehungsweise Ihr Unternehmen. Denn Anrufer wollen am Telefon nicht von gleichgültigen Call-Center-Angestellten vertröstet werden. Sie suchen Rat und Auskunft, möchten während ihrer Anrufe etwas erfragen oder loswerden. Unsere Mitarbeiter sind mit den Vorgängen in Ihrem Unternehmen vertraut. Sie nehmen alle eingehenden Anrufe professionell und in dessen Namen entgegen. Und ihre Auskünfte klingen nicht nach Outsourcing, sondern vermitteln Sorgfalt, Zuwendung, persönliche Ansprache.

Entsprechend rentiert sich ein professioneller Telefonservice für Sie immer dann, wenn er die folgenden Bedingungen erfüllt:

• Kunden fühlen sich wie bei einem individuell für Ihr Unternehmen eingerichteten Telefonservice.
• Der Service hat ausreichend Kapazitäten, nimmt garantiert mindestens 90 % der Anrufe entgegen.
• Der Service ist gleichzeitig personell, räumlich und technisch so organisiert, dass kein Call-Center-Effekt entsteht (Gespräche im Hintergrund, Hektik beim Anruf, unpersönlicher Gesprächsverlauf).
• Ihre Stammkunden treffen bei jedem Anruf am Telefon auf einen festen Ansprechpartner.
• Nehmen Angestellte einen Anruf entgegen, sind Sie über die Abläufe in Ihrem Unternehmen gut informiert.

Kosten und Kostenersparnis für Telefonservice berechnen

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, stellt sich die Frage nach den Kosten für den Telefonservice. Diese hängen von zwei Faktoren ab, nämlich

a) von den Personal- und Sachkosten, die Ihnen bisher für Anrufe entstanden sind und
b) von den Serviceleistungen, die Sie insgesamt zu Ihrem individuellen Service „Telefon“ buchen.

Die Kosten für einen Büroservice Telefonservice belaufen sich bei uns regulär auf

• eine geringe monatliche Grundgebühr für die Bereitstellung unserer Dienstleistung.
• die tatsächlich anfallenden Gesprächskosten am Telefon.
• die tatsächlich anfallenden Sprechzeiten mit Ihren Kunden und Anrufern.
• Kosten für Weiterleitungen oder SMS-Benachrichtigungen – falls erwünscht.

Optional können weitere Kosten anfallen, beispielsweise, wenn ein Mitarbeiter mit Fremdsprachenkenntnissen benötigt wird oder eine besondere Rufnummer eingerichtet werden soll. Lassen Sie sich am besten ein individuelles und unverbindliches Angebot erstellen. Grundsätzlich gilt: Die monatliche Bereitstellungsgebühr ausgenommen, zahlen Sie nur für den Service, den Sie auch nutzen und erhalten.

Stellen Sie den tatsächlich anfallenden Gebühren nun gegenüber, was es Sie kosten würde, wenn Sie

• mehr Personal nur für die Telefonbetreuung abstellen müssten.
• zusätzlich erforderliche Räumlichkeiten einrichten und die Telefonanlage erweitern müssten.

Beziehen Sie in Ihre Kalkulation ein, dass diese zusätzlichen Kosten nicht allein zu Spitzen- oder Urlaubszeiten anfallen. Es wird dann rasch deutlich, welch hohes Einsparpotenzial unser Telefonservice für Ihr Unternehmen birgt.

Statt also weitere Kräfte für den Büroservice zu binden, gewinnen Sie durch einen Büroservice als Telefonservice an Flexibilität und Zeit. Und sind gleichzeitig immer ein zuverlässiger Ansprechpartner für Kunden, Auftraggeber oder Geschäftspartner. Damit rentiert sich der Service nicht allein in finanzieller Hinsicht. Sie gewinnen auch an Renommee und Kundenvertrauen.

Zeit gewinnen, Kosten sparen, für optimale Erreichbarkeit sorgen und die Produktivität wichtiger Mitarbeiter nicht für Routineaufgaben verschwenden – das sind wesentliche Vorteile bei der Nutzung unseres Telefonservice.

Wäre es nicht hervorragend,

• wenn Sie 24 Stunden am Tag erreichbar sind?
• wenn Sie diesen Service flexibel und Ihrem Bedarf entsprechend nutzen könnten?
• wenn Sie selbst festlegen, welches Budget Sie maximal in den Telefonservice investieren wollen?
• wenn Sie sicher sein können, dass Anrufer professionell und freundlich beraten werden?
• wenn sich Ihre Verkaufszahlen oder Aufträge dadurch steigern ließen, dass Sie keinen Anruf mehr verpassen?
• wenn Ihre Kunden das Gefühl haben, mit einem Ihrer Angestellten zu sprechen?

Und wenn Sie gleichzeitig Ihre Mitarbeiter entlasten, sodass Sie gemeinsam zielgerichtet und effektiv an dringend anstehenden Projekten arbeiten können?

Das eigene Personal im Büro zu entlasten, führt in aller Regel zu weiteren positiven Effekten. Der Krankenstand verringert sich, die Mitarbeiterzufriedenheit steigt. Die Angestellten haben mehr Zeit und Kraft, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren, sodass diese kompetent und besser als zuvor ausgeführt werden. Zu guter Letzt gewinnen Sie an Ansehen als Arbeitgeber – was in Zeiten des Fachkräftemangels nicht hoch genug geschätzt werden kann.

Erreichbarkeit und ein hohes Maß an kommunikativen Fähigkeiten sind unabdingbare Geschäftsprinzipien. Das gilt für den B2B-Handel ebenso wie im B2C-Bereich und lässt sich auch nicht aufs Onlinemarketing begrenzen. Kunden erwarten heute stark ausgedehnte Service- und Geschäftszeiten.

In welchem Umfang Sie darauf eingehen und in welchem Maße Sie unseren Büroservice als Telefonservice nutzen, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Unseren Telefonservice oder Büroservice buchen Sie einfach individuell nach Ihrem Bedarf hinzu. Beispielsweise

• auf Dauer als Büroservice für ein bestimmtes Kontingent zu festgelegten Zeiten.
• begrenzt, weil aufgrund einer Werbeaktion besonders viele Anrufer zu erwarten sind.
• spontan, weil die Grippewelle es schlecht mit Ihrem Unternehmen meint oder sich die Auftragslage unerwartet positiv verändert hat.
• flexibel, weil Sie eine Schwangerschaftsvertretung brauchen oder Kapazitäten Ihres Personals für andere Aufgaben benötigen.

Für welches Modell und Leistung Sie sich auch entscheiden – Sie erweitern die Erreichbarkeit Ihres Unternehmens per Telefon, ohne Investitionen tätigen oder mehr Personal einstellen zu müssen. Für genau den Bedarf, der gerade anfällt und zu exakt den Kosten, die wir Ihnen vorab benennen. Wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot. Im Gegenzug geht Ihnen mit unserem Telefondienst kein Anruf mehr verloren – und damit auch kein Auftrag oder ein Kunde, der sich enttäuscht abwendet.

Stellen Sie das Telefon leise, vergessen Sie den Anrufbeantworter, der ohnehin nur für Unmut sorgt, und entscheiden Sie sich für Ihren Telefon- und Erreichbarkeitsservice in Hannover. Wir freuen uns auf Ihren Anruf für weitere Informationen!