Wie Sie Ihre Terminvergabe mit
der Dienstleistung einer
Telefonzentrale optimieren

Die direkte Ansprache ist der Schlüssel zum Erfolg. Aber nicht jeder Betrieb kann und will die Zeit für die telefonische Terminvergabe aufbringen. Sie erfordert einen nicht unerheblichen Einsatz an personellen und zeitlichen Ressourcen.

Dank professionellen Dienstleistern wie dem Telefonservice vom Business Center Hannover müssen Sie das auch nicht. Wir agieren als Ihr persönliches Callcenter und übernehmen die Terminvereinbarung für Sie – individuell an Ihren Wünschen ausgerichtet.

Sie können sich stattdessen auf Ihre Kernkompetenzen und andere Tätigkeiten fokussieren und müssen weniger Zeit am Telefon für die Terminvereinbarung         aufbringen.

Professionelle Dienstleistungen für die Terminvereinbarung, sowohl im Inbound als auch Outbound, nehmen Ihnen viel Arbeit ab und sichern Ihnen gleichzeitig ein Höchstmaß an Kompetenz zu.

Sie müssen sich nicht selbst um die Terminvergabe kümmern – das machen wir mit unserem Telefoniecenter. Wer das Terminvereinbaren als Dienstleistung outsourct, kann damit je nach Erklärungsbedarf auch Bereiche der Beratung und des Verkaufs in geschulte Hände geben.

Ziel und Zweck der telefonischen Terminvergabe

• Kontakt zu Kunden pflegen und vertiefen
• den Bedarf von Kunden erheben
• Feedback erfragen
• beratende Folgetermine vereinbaren
• Geschäftspartner über neue Angebote und Produkterweiterungen informieren
• Seminare oder Tagungen planen
• Absprachen zu Service- oder Wartungsleistungen treffen
• Wissenswertes über Ihre Zielgruppe erfahren
• Neue Kunden für Ihr Unternehmen begeistern

Virtuelle Telefonzentrale: Warum das Terminvereinbaren ein so wichtiger Service ist

Eine kompetente und vollumfängliche Betreuung legt den Grundstein für eine erfolgreiche Kundenbindung und Kundenbeziehung. Wer sich bestens betreut und gut aufgehoben fühlt, hat auch das Gefühl, die richtige (Kauf-)Entscheidung gewählt zu haben. Ein Gefühl, das sich am besten durch den direkten Kontakt in persönlichen Gesprächen aufbauen und festigen lässt. So bleiben Sie auch besser in Erinnerung.

Neben dem Gespräch vis-à-vis vor Ort sprechen Sie nur bei der telefonischen Terminvereinbarung Ihre Kunden und Interessenten direkt an – mit dem Unterschied, dass Sie sich den zeitlichen und logistischen Mehraufwand für den Reiseweg sparen.

Gibt es keinen konkreten Anlass für einen Kundentermin, erfordert das Telefonat besonders viel Fingerspitzengefühl. Ein Fall für speziell geschultes Personal, das um die Kunst weiß, Interesse zu wecken und das erkennt, wann es besser ist, ein weiteres Mal anzurufen.

Was ist bei der telefonischen Terminvergabe zu beachten?

• Terminvereinbarung rechtzeitig angehen
• Dauer des Termins festgelegen
• Zweck muss klar definiert sein
• Zustimmung zum Termin ist vom Kunden aus erfolgt

Terminvereinbarung am Telefon richtig umgesetzt

• Speziell geschultes Personal
• Ruhige Umgebung ohne störende Hintergrundgeräusche

Die Vorteile einer Telefonzentrale für Firmen

Die Terminvergabe am Telefon kann eine hervorragende Ausgangssituation für weitere Beratungsgespräche schaffen. Sie können dadurch nicht nur bestehende Kontakte pflegen und vertiefen, sondern auch neue Geschäftsbeziehungen aufbauen.

Ob direkt aus dem Unternehmen heraus oder über ein Callcenter: Diese Terminvereinbarung bietet Ihnen drei wesentliche überzeugende Vorteile.

Sie ist flexibel.

Sie ist schnell

Sie ist effizient.

Flexibel, weil Sie auf Fragen oder Zweifel Ihres Gesprächspartners sofort reagieren können.

Schnell, weil der Griff zum Telefonhörer keinen großen Aufwand darstellt. Sie sparen sich die Zeit und die Kosten für mitunter weite Fahrtstrecken, um Ihre Kunden und Interessenten persönlich zu treffen. Sie erhalten sofort ein Feedback.

Effizient, weil Sie mehr Zeit für Ihre Kernkompetenzen und andere erfolgsbringende Tätigkeiten haben.

Das zusammen macht insbesondere die Callcenter-Terminvereinbarung so attraktiv für Firmen. Die Telefonzentrale als Dienstleistung auszulagern, bedeutet eine große Zeitersparnis. Sie geben den für den Kundenkontakt so wichtigen Telefonservice in erfahrene Hände und müssen sich selbst nicht kümmern – profitieren aber von den Benefits.

Beauftragen Sie einen professionellen Dienstleister mit dem Terminvereinbaren, können Sie schnell Ergebnisse sehen.

Die Zufriedenheit der Kunden hat bei unseren Dienstleistungen als Telefonzentrale oberste Priorität. Denn wie beim Vor-Ort-Kontakt gilt auch für die Telefon-Terminvergabe: Der erste Eindruck zählt!

Neben einem kompetenten Auftreten sind Freundlichkeit und Professionalität in jeder Situation zwingend erforderliche Fähigkeiten. Ohne eine entsprechende Schulung gelingt dies jedoch nur selten. Sie müssen es schaffen, dass schon der Einstieg ins Gespräch Vertrauen und Interesse bei Ihrem Gegenüber hervorruft.

Bei einer Callcenter-Terminvereinbarung in unserem Büro können Sie sich darauf verlassen, dass unsere in Rhetorik und Beschwerdemanagement geschulten Mitarbeiter in der Lage sind, Ihre Dienstleistungen verständlich darzulegen oder Ihr Produktsortiment zu erklären.

Dazu gehört auch der adäquate Umgang mit Kritik, die Teil der telefonischen Terminvergabe werden kann. Auf solche Fälle müssen Sie gefasst sein, Erfahrungen mit Beschwerdemanagement sind von großem Vorteil und helfen selbst prekäre Situationen kompetent zu meistern. Was alles bei der Terminvereinbarung am Telefon zu berücksichtigen ist und worauf es ankommt, verinnerlicht unser Personal durch regelmäßiges Telefontraining.