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Die Vergabe von Backoffice Aufgaben an spezialisierte Dienstleister ist hierzulande recht beliebt. Hauptsächlich stark serviceorientierte Unternehmen lagern ihre personalintensiven Aufgaben gern an externe Anbieter aus. Damit sorgen sie für eine Beschleunigung ihrer betrieblichen Prozesse. Dies wiederum erhöht die Kundenzufriedenheit und letztlich die Umsätze. Doch auch für Jungunternehmen, Freiberufler mit wenigen Mitarbeitern und kleine Betriebe ist das Outsourcing eine kostensparende und umsatzsteigernde Lösung.

Was leistet ein ausgelagertes Backoffice für Ihre Kunden?

Im Backoffice von Unternehmen werden Tätigkeiten erledigt, die nicht zum Kerngeschäft (Einkauf, Vertrieb) gehören, dieses aber effizient unterstützen. Welche dies sind, hängt von der Art des Betriebes ab. Es handelt sich meist um Arbeiten, bei denen kein intensiver Kontakt zum Kunden erforderlich ist, wie beispielsweise:

  • Anrufannahme
  • Terminverwaltung
  • Bearbeiten von Post, E-Mails, Kontaktformularen
  • Auftragserfassung
  • Angebotserstellung
  • Buchführung/Controlling/Mahnwesen
  • Rechnungslegung
  • Abwicklung von Zollangelegenheiten
  • Stammdatenpflege
  • Erstellen von Statistiken

Jeder der genannten Back Office Bereiche lässt sich auf Wunsch des jeweiligen Unternehmens einzeln outsourcen. Darüber hinaus ist natürlich auch die Inanspruchnahme einer Back Office Komplettlösung möglich.

Indem Sie Ihr Backoffice an einen externen Dienstleister auslagern, haben Sie als Freiberufler, junges Start-up oder Kleinunternehmen mehr Kapazitäten frei, um sich Ihren Kunden zu widmen. Landen Anrufer, die Ihr Unternehmen kontaktieren, auf einer Mailbox oder werden sie auf einen Rückruf vertröstet, wenden sie sich meist einem Mitanbieter zu, der sich sofort um ihre Belange kümmert. Mit einem Backoffice Outsourcing sind Sie jedoch für Ihre Kunden und potenziellen Käufer immer ansprechbar: Die Back Office Mitarbeiter sind telefonisch und über andere Kontaktmöglichkeiten stets zu erreichen. Sie nehmen die Anliegen Ihrer Kunden entgegen und beantworten einfache Fragen zum angebotenen Service oder Produkt. Der Kunde oder Interessent hat das Gefühl, bei Ihnen gut aufgehoben zu sein. Da Ihr eigenes Personal durch das Outsourcing nicht mehr überlastet ist, verbessert sich außerdem die Qualität Ihres Service.

Was bringt ein externes Backoffice Ihrem Unternehmen?

Sind Sie ein junges Start-up, haben Sie natürlich ein Interesse daran, sich Ihre begrenzten finanziellen und personellen Ressourcen bestmöglich einzuteilen. Sie verfügen über nur wenige Mitarbeiter, die sich ausschließlich um das Tagesgeschäft kümmern. Müssten sie jedoch noch Backoffice Aufgaben übernehmen, wären sie damit bald überfordert. Sie könnten sich nicht mehr ausreichend um Ihre bereits vorhandenen Kunden kümmern, von der Gewinnung neuer Kunden einmal ganz abgesehen. Wie Sie bereits aus Ihrem noch jungen Business wissen, können bestehende Kunden sehr arbeits- und zeitintensiv sein: Sie erwarten eine gute fachkundige Betreuung und möglichst ständige Erreichbarkeit. Sind Sie und Ihre Mitarbeiter aber häufig im Kundengespräch, wäre es ungünstig, wenn Sie dabei durch Telefonate gestört werden würden. Eine besonders intensive Betreuung der Kunden ist dann erforderlich, wenn Ihr Unternehmen B2B-Produkte oder einen Service anbietet, der überwiegend von Geschäftskunden genutzt wird. Da es dabei um teure und langfristige Anschaffungen geht, nehmen diese Verkaufsgespräche Ihre Mitarbeiter länger in Anspruch. Zeitgleich dazu fallen aber auch organisatorische und verwaltungstechnische Aufgaben an, die schnellstmöglich erledigt werden müssen: Aufträge müssen erfasst und bearbeitet, Termine eingehalten werden. Ansonsten drohen Mahnungen, Mahnverfahren und Prozesse.

Doch nicht nur für Existenzgründer ist die Auslagerung von Back Office Tätigkeiten an spezialisierte Dienstleister von Vorteil. Auch für Einzelunternehmen und kleinere Betriebe wäre die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter zu kostenintensiv. Sind Sie als Freiberufler tätig, kann das Outsourcing von Backoffice Aufgaben für Sie und Ihre Mitarbeiter ebenfalls sinnvoll sein. Als Webdesigner könnten Sie sich dann vollumfänglich auf das Gestalten von Webseiten für Ihre Kunden konzentrieren und diesen einen umfangreichen professionellen Service bieten. Haben Sie eine Rechtsanwaltskanzlei, sollten Sie Ihre Mandanten bestmöglich beraten und vor Gericht gut vertreten. Dies ist jedoch nur eingeschränkt möglich, wenn Ihre fest angestellten Mitarbeiter auch noch Back Office Aufgaben übernehmen müssen. Zur Auslagerung eignen sich hauptsächlich betriebliche Aufgaben, die immer gleich ablaufen (Standardtätigkeiten) und für deren Erledigung es finanziell ungünstig wäre, zusätzliches Personal einzustellen. Möchten Sie lediglich sicherstellen, ständig telefonisch erreichbar zu sein, ist ein sogenanntes externes Telefonsekretariat völlig ausreichend.

Als größeres Unternehmen können Sie mit der Auslagerung Ihrer Backoffice Aufgaben Ihr Business ebenfalls effizienter und kostengünstiger gestalten. Bieten Sie beispielsweise Kredite an und lagern Sie Teilprozesse an externe Mitarbeiter aus, können Sie die Neuanträge nach Zugang sämtlicher Unterlagen binnen Tagesfrist abschließend bearbeiten: Ihre Backoffice Mitarbeiter haben in der Zwischenzeit die erforderlichen Bonitätsprüfungen vorgenommen. Die Anzahl Ihrer Kreditverlängerungen kann dank des ausgelagerten Back Office um das Dreifache gesteigert werden. Ähnliches gilt für Versicherungsmakler: Sie können infolge der Auslagerung der Back Office Tätigkeiten Anfragen und Vertragsabschlüsse zeitnah bearbeiten.

Ein weiterer Vorteil des Outsourcing besteht darin, dass Ihr Unternehmen damit nicht langfristig gebunden ist: Sie allein bestimmen, wie lange Sie den Backoffice Anbieter in Anspruch nehmen möchten. Von einer solchen Befristung profitieren nicht nur Jungunternehmen, die später Mitarbeiter für ein eigenes Backoffice einstellen möchten: Auch für Unternehmen, die die Backoffice Aufgaben nur zur Überbrückung von Auftragsspitzen vergeben, ist das Oursourcen eine attraktive Lösung.